Инертность человеческих привычек является основным препятствием для внедрения на предприятиях систем электронного документооборота (СЭД). Их преимущества вскоре станут предопределяющими в конкурентной борьбе, поэтому уже сейчас нужно задумываться о переводе офисной работы на цифровые рельсы.

Юридическая основа СЭД

Крупные предприятия с разветвленной филиальной сетью стремительно переходят на электронный документооборот, чему способствует наличие достаточной законодательной базы.

Законами, регламентирующими работу СЭД, являются:

1. №149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
2. №63-ФЗ «Об электронной подписи».
3. №263-ФЗ «Об отмене ограничений на электронный документооборот».
4. Гражданский кодекс.
5. Арбитражный процессуальный кодекс.

Прямые законодательные нормы одинаковы для всех, но при внедрении СЭД предприятие должно разработать дополнительно ряд внутренних распорядительных документов:

• регламент использования ЭЦП;
• корпоративные правила электронного документооборота с алгоритмом решения спорных ситуаций;
• документ о присоединении к правилам, который должны подписать все работники.

Сотрудники компании обязаны использовать лишь сертифицированные ЭЦП и средства криптозащиты информации. Соблюдение этого правила и согласованность законодательной базы позволяют сделать действия работника в корпоративной СЭД юридически значимыми.

Суть и функции СЭД

Система электронного документооборота - автоматизированная система управления рабочими процессами, позволяющая взаимодействовать работникам посредством цифровых устройств без использования бумажных носителей информации.

Базовыми функциями СЭД являются:

• создание, передача, хранение электронных документов (ЭД);
• оцифровывание бумажных документов;
• создание карточки документа с его атрибутами;
• формирование документов на базе готовых шаблонов с заданными атрибутами;
• поиск документов в централизованной базе;
• маршрутизация документов;
• контроль приема документа и исполнения имеющихся в нем распоряжений;
• ведение журналов, классификаторов;
• конвертация ЭД в совместимые форматы;
• автоматическая регистрация входящей документации;
• рассылка уведомлений;
• согласование документов;
• коллективная работа с ЭД;
• взаимодействие посредством ЭД с контрагентами компании;
• формирование отчетов об исполнении и движении документов.

Важным параметром СЭД является её модульность, позволяющая расширять функциональность без существенного изменения основных настроек.

Виды СЭД

Очевидно, что крупные промышленные предприятия и занимающиеся торговлей компании имеют различные требования к СЭД. Именно поэтому программные продукты разделяются на две категории, в зависимости от стандартизации рабочих процессов:

• «коробочные»;
• базовые с широкими возможностями конфигурирования.

«Коробочные» продукты разработаны для , складских операций, офисных процессов и мелких производств. Они требуют только модульной настройки и введения первичной информации.

Их особенности:

• быстрая настройка;
• стандартизированное обучение;
• не требуется доработка;
• низкая стоимость обслуживания.

Базовые платформы разворачиваются на крупных предприятиях с уникальной организационной и производственной структурой. Такие СЭД требуют длительной доработки, в том числе собственными IT-специалистами заказчика.

Они обладают следующими характеристиками:

• возможность подстраивания под конкретные бизнес-процессы;
• создание дополнительных программных модулей согласно требованиям заказчика;
• изменяемость интерфейса;
• сложность планирования стоимости из-за невозможности оценить объем доработок.

Для большинства малых предприятий и торговых организаций вполне хватит стандартных «коробочных» решений.

Преимущества системы электронного документооборота

Перевод документооборота предприятия в электронный вид дает компании преимущества не нескольких организационных уровнях. СЭД позволяет упростить работу как руководящего состава, так и рядовых сотрудников.

Тактические преимущества

Электронный документооборот позволяет сократить текущие операционные расходы бизнеса. При решении установить СЭД в рамках всего предприятия рекомендуется замерить производительность сотрудников до внедрения системы. Можно посчитать время на выполнение шаблонных заданий, утверждение предложений, поиск требуемых документов. Отдельно можно определить текущие затраты на офисную технику и канцелярию.

Исходя из эффективности базовых процессов компании, выделяют такие преимущества СЭД:

1. Освобождение физического пространства на рабочих местах пользователей.
2. Снижение затрат на аренду архивных помещений.
3. Экономия времени работников на копирование документов, их обработку, занесение в журналы.
4. Снижение затрат на бумагу, материалы для копировальной техники.
5. Уменьшение времени на передачу бумажных документов между отделами.
6. Экономия времени сотрудников за счет полной автоматизации части операционных процессов.
7. Увеличение производительности работников за счет снижения рутинной работы.

Тактические преимущества СЭД наиболее облегчают работу рядовым сотрудникам, поэтому именно они отметят улучшения в первую очередь.

Стратегические преимущества

Стратегические цели при внедрении СЭД затрагивают основные бизнес-процессы: показатели прибыли, скорость и результативность коммуникаций с контрагентами, защиту коммерческой информации.

В этих областях можно выделить такие преимущества электронного документооборота:

1. Создание централизованного информационного пространства с базой ЭД и регулируемым удаленным доступом к нему.
2. Ускорение поиска информации по атрибутам.
3. Возможность комплексной защиты коммерческой информации в компьютерной сети.
4. Повышение прозрачности рабочих процессов, предупреждение коррупционных схем.
5. Возможность параллельного согласования внутренних документов.
6. Удаленный доступ к рабочим процессам вне рабочего места.
7. Повышение сохранности документов и невозможность их фальсификации.
8. Резкий рост исполнительности поручений за счет онлайн-мониторинга действий сотрудников.

Стратегические преимущества способствуют росту управляемости и имиджа компании, что дает существенную выгоду в привлечении новых клиентов.

Преимущества для рядовых пользователей

Продолжительные по времени рутинные операции признаны вредными для здоровья и резко снижающими производительность. Монотонная обработка запросов и документов в разных программах отвлекает от обязанностей, отнимая львиную долю рабочего времени.

СЭД имеет ряд преимуществ для решения указанных пользовательских проблем:

1. Удобное расположение ЭД в архиве, позволяющее находить их по атрибутам в течение 1-2 минут.
2. Регламентация операционных процессов. В результате работник получает только те задания, которые обязан выполнять по должностной инструкции.
3. Ускорение адаптации новых сотрудников к рабочим процессам за счет автоматизации внутрикорпоративного взаимодействия.
4. Возможность получения информации о цепочке согласований и этапах выполнения проектов.
5. Сокращение рутинных операций за счет объединения рабочих сред в компьютерах, использования шаблонов, исключения этапа распечатки документов и их подписи.

Сокращение количества и длительности неспецифических операций позволяет уделять время непосредственно рабочим процессам, требующим высокой квалификации.

Преимущества для IT-структуры предприятия

При внедрении СЭД она интегрируется существующей IT-инфраструктурой, предоставляя такие преимущества:

• облегчение контроля над системой, снижающее квалификационные требования к её администратору;
• возможность настройки новых шаблонов и маршрутов документов без средств стандартного программирования;
• объединение нескольких приложений в единую рабочую среду;
• возможность масштабирования системы без дополнительных затрат;
• отсутствие необходимости в замене имеющихся компьютеров;
• комплексная защита сети от вредоносных программ.

СЭД предполагает определенные капиталовложения в технические средства, но они окупаются в короткие сроки.

Компьютерное оборудование становится совместимым, в результате чего повышается степень использования его ресурсов.

Преимущества для руководителей

Электронный документооборот делает эффективной работу управленческого состава за счет следующих преимуществ системы:

1. Мобильность СЭД, возможность доступа к ЭД через удаленные компьютеры в командировках.
2. Удобство мониторинга сотрудников с помощью отчетов об эффективности их работы, производительности и своевременности выполнения поручений.
3. за счет интеграции с .
4. Ускорение логистических процедур между поставщиками и покупателями при совместном использовании СЭД. Существует возможность обмена первичными ЭД с помощью подключения к единому внешнему оператору, гарантирующему юридическую легитимность документов.
5. Предоставление доступа к финансовой информации исключительно топ-менеджерам, исключая секретариат.
6. Снижение вероятности утери важных документов.

Руководитель всегда может зайти в систему и сформировать отчет об исполнительности каждого сотрудника.

Осознание этого факта работниками не дает им возможности расслабляться и заниматься собственными делами.

Недостатки электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота на предприятии имеет и свои недостатки. Именно они не дают малому бизнесу вводить полномасштабную , складских операций и управления на базе СЭД.

К минусам относят:

1. Вероятность повреждения базы данных неизвестным вредоносным кодом. Решить этот недостаток может регулярно резервирование информации на неподключенных к сети устройствах.
2. Сложность адаптации сотрудников возрастной категории 40+ к цифровой форме взаимодействия.
3. Высокая стоимость. Цена отечественной СЭД для малых предприятий колеблется в пределах 1000-10000 долларов.
4. Эффективность СЭД снижается при отсутствии электронного документооборота у контрагентов компании.
5. Польза от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений сомнительна.
6. Необходимость дублирования ЭД в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами.

Указанные недостатки во многом обусловлены запаздыванием принятия необходимых правовых норм и низкой степенью проникновения СЭД в бизнес-среду. Но тенденции свидетельствуют, что через 10-20 лет электронный документооборот на предприятии будет считаться больше правилом, чем исключением.

Как выбрать правильную СЭД?

Выбор СЭД нелегок, потому что есть большая вероятность купить неподходящий продукт или заключить договор с некомпетентной компанией.

Поэтому при принятии решения о покупке программы электронного документооборота необходимо учитывать ряд её характеристик:

1. Время работы производителя СЭД на российском рынке. Для подстраивания под национальное законодательство необходимы годы практического опыта внедрения подобных систем.
2. Соответствие отраслевым стандартам.
3. Совместимость со структурой компании.
4. Возможность и стоимость дальнейшего сопровождения программного продукта.
5. Масштабируемость СЭД при расширении предприятия.
6. Доступность документации по настройке ПО штатным IT-специалистам.
7. Уровень защиты информации.
8. Возможности резервирования данных
9. Время восстановления после сбоев.

Для окончательного выбора компании для внедрения СЭД рекомендуется проанализировать несколько провайдеров, изучить демонстрационные материалы и попросить установить демо-версию ПО. При решении важно учитывать затраты на обновление оборудования и уровень профессиональной подготовки собственных IT-специалистов.

Сложности внедрения СЭД

На процесс внедрения СЭД в России влияет использование пользователями множества нелицензионных программ, их несовместимость и преобладание ручного управления бизнес-процедурами.

В результате провайдеры электронного документооборота сталкиваются на предприятиях с такими сложностями:

1. Разношерстный формат хранения данных в различных отделах.
2. Отсутствие структурированности информации в используемых приложениях.
3. Неурегулированность системы доступа сотрудников к конкретным бизнес-процессам. Типовая форма должностных инструкций слабо помогает организации СЭД.
4. Загруженность инфопотока бюрократическими процедурами и согласованиями.
5. Сбои из-за хранения данных в различных приложениях.
6. Компьютерная безграмотность сотрудников предприятия и саботаж обучающих мероприятий на уровне исполнителей.
7. Несоответствие СЭД отраслевым нормам и подзаконным нормативно-правовым актам.

Для перехода на электронный документооборот мало волевого решения руководства. Нужна системная перестройка должностных обязанностей сотрудников и управленческой структуры компании. Для желательна интеграция с системой , которые необходимо установить согласно закону .

Важным направлением при внедрении СЭД является жесткая кадровая политика в отношении некомпетентных и необучаемых сотрудников. Потому что их нежелание работать по новым принципам значительно увеличит расходы на процесс внедрения и сопровождение электронного. СЭД должна взаимодействовать с людьми в рамках единого механизма, поэтому его плохо работающие элементы необходимо вовремя исправлять или заменять.

У нас есть готовое решение и оборудование для

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее - Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее - Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

«Инсейлс» - Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» -

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - .

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Сектор среднего и малого бизнеса, набравший обороты еще до кризиса, несмотря ни на что остается самым быстрорастущим и перспективным в отечественной экономике. Конечно же, в период активного развития электронных сервисов и перехода к электронному государству компании сектора СМБ, как и их более крупные коллеги, гораздо увереннее и комфортнее чувствуют себя, будучи «в теме» по части применения современных ИТ-решений. Соответствующих предложений на ИТ-рынке более чем достаточно, в том числе у разработчиков систем электронного документооборота. Однако в условиях кризиса и экономии как бюджетов, так и трудовых ресурсов, вопрос о целесообразности развертывания СЭД в небольших компаниях все же возникает. Что же стоит учесть, решая его?

СЭД - это разумное документирование

Начнем с неоспоримого факта: документирование своей работы – это больше чем просто обязанность любой организации вне зависимости от ее размера и формы собственности. Нередко грамотно составленные, оформленные, аккуратно сохраненные документы играют важную роль как в достижении успеха компании на рынке, так и, в ряде случаев, – в ее выживании. Более того, грамотное документирование само по себе способно стать механизмом для повышения качества бизнес-процессов. А в каком ИТ-решении изначально заложена такая грамотность? Конечно же, в системе электронного документооборота. Именно СЭД может не только создавать, оформлять, отправлять, принимать и хранить документы, но и обучить тому, как делать это красиво, правильно, рационально.

СЭД – это эффективные расходы

Успешными и конкурентоспособными на современном рынке являются компании, которые используют все резервы для повышения эффективности своей деятельности и уменьшения неэффективных расходов. К компания малого и среднего бизнеса это также относится! Автоматизация документооборота позволяет устранить такие погрешности ведения бизнеса, как отсутствие должного контроля и исполнительской дисциплины, инструментов для коллективной работы и управления знаниями, срыв сроков выполнения заданий и проектов, «непрозрачность» происходящего в компании, излишние траты рабочего времени на согласование документов, пересылку писем, поиск информации, обработку данных. От них даже самая маленькая фирма не застрахована. Но даже самый крупный холдинг способен с ними справиться - в том числе, с помощью СЭД.

СЭД – это быстрое взаимодействие с партнерами

Случается, что небольшие компании, внедряя СЭД, делают это «ради имиджа»: «у конкурента СЭД уже есть, пусть будет и у нас». И если тратить силы на то, чтоб быть под стать конкурентам, не всегда разумно, то о партнерах и контрагентах позаботиться стоит. Для большинства компаний, не исключая малые и средние фирмы, важно правильно организовать управление взаимодействием с клиентами, партнерами и другими организациями, с которыми предприятие ведет активную работу, то есть, наладить внешний документооборот. И в этом ключе запуск той же СЭД, что и у ключевых контрагентов, либо совместимого решения, существенно облегчает процесс коммуникаций. Время курьеров с папками бумажных документов в портфелях прошло!

СЭД – это удобное взаимодействие с электронным правительством

Малому и среднему бизнесу власти в настоящее время уделяют достаточно пристальное внимание. В частности, Минэкономразвития продолжает развивать систему предоставления госуслуг по принципу «одного окна» на базе МФЦ согласно соответствующей программе на 2016-2018 годы. Особый акцент сделан на создание МФЦ, ориентированных на предоставление госуслуг субъектам СМБ: например, предусмотрена разработка специального информационного сервиса, обеспечивающего взаимодействие АО «Федеральная корпорация по развитию малого и среднего предпринимательства» и МФЦ в электронном виде. Во многих СЭД, как известно, заложены механизмы взаимодействия с электронными сервисами. А значит - у кого СЭД, у того и более удобный инструмент для поддержания контакта не только с коллегами по рынку, но и с регуляторами.

На что обратить внимание при выборе СЭД для СМБ?

Большинство аналитиков сходятся во мнении, что главных параметров, которые должны учитываться при выборе СЭД для СМБ, по большому счету всего два. И прежде всего, разумеется, это ценовой вопрос, причем учитывать надо не только цену лицензий, но и стоимость владения.

Во-вторых, это простота в установке, настройке и администрировании. Конечно, если пользователем будет компания, которая сама работает на рынке ИТ и сплошь состоит из высококвалифицированных ИТ-зубров, то этот фактор не актуален. В тех же случаях, когда ИТ-служба представлена одним-двумя администраторами, перефразируя известное утверждение, можно сказать, что «простота – залог здоровья!». Причем здоровья не только ИТ-системы, но и нервной системы пользователя. Не удивительно, что и статистика подтверждает: особенно часто запрос на «простую СЭД» наблюдается среди заказчиков из сектора СМБ.

Есть ли жизнь без СЭД?

Есть, но ее качество существенно ниже, чем у пользователей правильно выбранной и успешно внедренной СЭД. Вообще, еще несколько лет назад бытовало мнение, что небольшим компаниям СЭД не нужна вообще - достаточно MS Office. Оно и по сей день встречается, хотя уже и не столь часто – вышеперечисленные плюсы, в общем-то, не являются ни для кого секретом.

Однако, не секрет и то, что в малой компании из-за ее небольших масштабов эффект от использования СЭД будет не столь очевиден, как у крупного собрата. И что, в принципе, если в организации всего пара десятков сотрудников, регистрацию и учет документов вполне можно наладить в Excel, хранить образы документов в облаке - например, в Google Apps или Microsoft Office 365, а маршрутизировать в Outlook. Да, выжить и таким образом можно – правда, ценой автоматизации основы основ, делопроизводства.

Ну и, конечно же, всегда находятся желающие сэкономить за счет использования нелицензионного ПО. И здесь параллельно с ростом экономии растет и опасность информационной уязвимости. Статистика говорит о том, что почти половина малых и средних предприятий не предпринимают элементарных мер по защите своих информационных ресурсов, и что именно СМБ – наиболее легкая мишень для информационных шпионов. А также напоминает, что вирусная атака, направленная на вычислительные машины компании малого бизнеса, может вывести их из строя на несколько дней. Что росту и без того небольшого предприятия будет, разумеется, не на пользу.

Осведомленность в вопросах электронного документооборота выросла за последние несколько лет, но многие его аспекты все еще не ясны широкой общественности. Его часто путают с управлением файлами, управлением информационными ресурсами предприятия (частью которого электронный документооборот и является), организацией делопроизводства и т.д.

Здесь мы попытаемся развенчать пять мифов об электронном документообороте с точки зрения малого бизнеса.

Миф №1: У меня есть О C Windows для управления файлами, и мне не нужна отдельная система электронного документооборота.

Реальность: Проводник Windows, конечно, помогает вам управлять файлами/документами, но это лишь базовый инструмент, в значительной степени ограниченный хранением файлов в иерархической структуре папок. С другой стороны, хорошая система документооборота позволит вам хранить метаданные документов, относящиеся к их типу и основанные на уникальных требованиях вашей организации. Так, для каждого отсканированного изображения счета вы можете определить метаданные для хранения: Дату счета, Сумму счета, Компанию, Статус (Оплачен/Не оплачен) и т.д. Это во много раз увеличивает число способов, с помощью которых вы можете искать и группировать документы. В дополнение к этому, системы электронного документооборота часто позволяют устанавливать связи между документами, создавать аннотации к ним и задавать различные права доступа к документам (к примеру, пользователь может просматривать, но не редактировать). Как видите, это намного больше, чем то, что может предложить ваша операционная система.

Миф 2: Малому бизнесу не нужен электронный документооборот

Реальность : Это, пожалуй, самое большое заблуждение. Владельцы малого бизнеса управляют ограниченными ресурсами и поэтому часто не могут нанять персонал для выполнения рутинной бумажной работы: штамповки, регистрации, создания архива, поиска и возврата документов, повторной регистрации после каждого рассмотрения. Уже нанятые сотрудники небольшой компании тратят дополнительное время на решения этих задач сверх тех, для выполнения которых они были наняты. Обладание же хорошей системой электронного документооборота обеспечивает доступ ко всем документам по щелчку мыши.

Миф 3: Электронный документооборот слишком сложно внедрять в небольших компаниях.

Реальность: Как представитель малого бизнеса, вы должны четко осознавать основные потребности вашей фирмы, связанные с документооборотом. Как только эти потребности будут определены, сразу будут очевидны доступные и легко реализуемые решения. Самый лучший способ внедрить решение - «обкатать» его для начала на одном из подразделений компании или на решении одной из бизнес-задач (например, организовать управление входящими и исходящими счетами). Проведите анализ через месяц или два и посмотрите, насколько увеличилась эффективность работы ваших сотрудников в области управления документами. Когда вы увидите выгоды в одном подразделении, вы сможете тиражировать решение на остальную часть организации.

Необходимо позаботиться о том, чтобы решение обладало следующими свойствами: было несложным в установке и настройке, имело простой пользовательский интерфейс, подробное руководство пользователя и техническую поддержку, доступную по электронной почте или телефону.

Миф 4: Электронный документооборот слишком дорого стоит для малого бизнеса

Реальность: Малый бизнес может не нуждаться в продвинутых, комплексных возможностях СЭД, которые обычно необходимы крупным предприятиям. А также и число пользователей, которые будут работать с данным программным продуктом, вероятно, будет меньше, чем в более крупных организациях. Тем не менее, существуют программные продукты для управления электронным документооборотом, которые рентабельны для предприятий малого бизнеса. Ко всему прочему, переход на электронный документооборот позволяет сократить потребление бумаги и других канцелярских принадлежностей, тем самым существенно сокращая ваши текущие расходы. На самом деле, когда вы посчитаете возврат инвестиций (ROI) для системы электронного документооборота для малого предприятия, вы увидите, что инвестиции в нее действительно могут оказаться одним из самых выгодных вложений вашей фирмы в среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Миф 5: Я могу ликвидировать все бумажные документы, как только у меня появится система электронного документооборота.

Реальность: Вы решили внедрить систему управления документооборотом . Поздравляю! Но не надо сразу бежать к шредеру! Многие из этих документов вы должны хранить в бумажном виде.

Разделите все ваши документы на 3 группы:

1. Те документы, которые должны храниться в бумажном виде по закону, например, оригиналы договоров с подписями.

2. Документы, которые все еще могут вам понадобиться в бумажном виде в ходе рутинной работы.

3. Те документы, которые вам точно больше в бумажном виде не понадобятся.

Прежде чем двигаться к шредеру, вы можете захватить только последнюю из этих 3-х групп. По прошествии месяцев/лет у вас исчезнет необходимость хранить в бумажном виде документы и из третьей и второй групп, что еще больше приблизит вас к безбумажному документообороту.

Перевод: Ананина Анна (DIRECTUM).

) NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами, другими словами, автоматизация документооборота на предприятии

NAUDOC - программный продукт для автоматизации делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов, разработанный фирмой NAUMEN. NAUDOC позволяет руководить процессами обработки документов и осуществлять контроль исполнительской дисциплины, получая исчерпывающую информацию о ходе исполнения заданий.

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).

Используя NAUDOC, есть возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволяет сотрудникам в каждое время получить доступ к документам и в кратчайшие сроки отыскать всю нужную информацию независимо от присутствия на рабочем месте владельца документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, внутренние и исходящие бумаги, отслеживая перемещение бумажных копий документов внутри предприятия.

Наличие у NAUDOC средств контроля исполнительской дисциплины позволяет назначать сотрудникам задания в системе, контролировать их исполнение, отслеживать сроки выполнения, направлять бумаги на согласование и рассылать согласованные бумаги для ознакомления иным пользователям системы. Настройка жизненного цикла для категорий документов позволяет указать типовые маршруты движенья документов, настроить их автоматическую маршрутизацию и назначение заданий.

Все действия с документами и заданиями выполяются посредством web-интерфейса, подключась к системе из любой точки мира, этим создавая единое информационное пространство организации, включая удаленные филиалы и мобильных работников.

Преимущества, которые предоставит использование системы электронного документооборота NauDoc:

Упрощение процедуры визирования документов должностными лицами

• После того, как документ создан, сотрудник отправляет его на визирование определённому кругу лиц согласно порядку согласования документов, принятому в организации.
• При коллективной работе все действия выполняются над одним экземпляром документа. Пользователи NauDoc, согласующие документ, получают доступ к нему в процессе работы.
• На любом этапе может быть создан отчёт о согласовании (с указанием имени и должности визирующего лица и точного времени визирования документа).

Возможность регистрации электронных и бумажных документов в системе

• Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом.
• Для бумажных документов в системе создается специальная электронная карточка, к карточке может быть присоединена отсканированная копия документа.

Ускорение поиска документов по реквизитам и содержанию

• Система NauDoc предоставит Вам возможность мгновенно найти все документы по определённому реквизиту (например, регистрационному номеру или краткому описанию).

Упрощение работы с организационно-распорядительными документами

• Пользователь создаёт документ в системе NauDoc, по заранее определённому шаблону. Для создания документа необходимо изменить в его регистрационной карточке значения реквизитов, они будут автоматически проставлены в текст документа. При необходимости, можно разрешить пользователю изменять текст шаблона.
• После того, как документ создан, сотрудник отправляет его в работу определённому кругу лиц согласно порядку, принятому в организации.
• Порядок согласования «знает» система: она контролирует регламентные сроки на этапах, уведомляет ответственных лиц, система также высылает уведомления о перемещении документа с этапа на этап.
• Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом. При этом документу присваивается регистрационный номер и устанавливается дата регистрации.

Управление процессами

• Система NauDoc позволяет автоматизировать производственные или управленческие процессы компании. Позволяет выделить этапы, ответственных лиц, регламентные сроки. Это позволяет стоить отчеты по тому, на каком этапе находится каждый из экземпляров процесса, находить «узкие места» и ответственных лиц из-за которых происходит срыв контрольных сроков, сделать процесса перед внесением изменений.

Упрощение работы с входящей и исходящей корреспонденцией

• NauDoc может быть настроен как почтовый клиент, предоставляя возможность работы с входящей и исходящей документацией, как с обычными документами в системе.
• При обработке входящей корреспонденции, письма принимает секретарь, регистрирует письма в Журнале регистрации Входящей корреспонденции, документу автоматически присваивается регистрационный номер. После подготовки документ отправляется на резолюцию руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После рассмотрения документ отправляется на ознакомление или исполнение сотрудникам организации.
• При обработке исходящей корреспонденции, сотрудник создает письмо по шаблону принятому в организации, отправляет его на согласование руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После согласования документа он автоматически отправляется секретарю. Секретарь регистрирует письмо в Журнале регистрации и отправляет его по электронной почте. При этом все документы сохраняются в системе и доступны для поиска.

Создание корпоративного веб-портала и интернет-ресурса компании

• NAUDOC позволяет создавать интернет- и интранет-сайты и руководить размещением контента (функционал ДВИЖОК). В качестве контента могут выступать бумаги, графические изображения и иные объекты NAUDOC.
• Удобная разработка и редактирование страниц ресурса во встроенном WISYWIG-редакторе, контроль версий.
• Управление публикацией вестей, анкет и голосований.
• Встроенные возможности разработки и перемены дизайна страниц ресурса.
• Централизованное управление доступом в разделах ресурса, возможность проведения согласования документов перед публикацией на веб-ресурсе.

Технологические особенности системы

• 100%-ный web-интерфейс позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создавая единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных работников.
• система встроена с программным обеспечением для сканирования и распознавания текста ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
• система позволяет проводить аутентификацию и авторизацию людей во внешних службах каталогов, к примеру LDAP или Microsoft Active Directory;
• в системе есть модуль работы с электронно-цифровой подписью () и заложена возможность эксплуатации ЭЦП любого криптопровайдера, поддерживающего интерфейс Microsoft CRYPTOAPI.

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.

Система электронного документооборота NauDoc предназначена для комфортной работы до 50 пользователей, которые могут создавать до 5 000 документов в год. Это технологические ограничения программной платформы Zope, на которой разработан продукт.

Из практических замечаний можно выделить следующие факторы:

• Высокая надежность системы. За 4 года эксплуатации не единого сбоя.
• Высокая степень защищенности системы от хакерских атак
• Неплохой функционал для бесплатной системы, но крайне скудный для платной
• Высокая нагрузка на сервер даже при небольшой базе данных. По всей видимости виновата плохая оптимизция потоков. Отсюда медленная работа с документами.
• Неудобство внесения данных в базу.
• Юзабилити как таковое отсутствует , такое впечатление что программисты писали систему для себя, а не на продажу .
• Впечатление недоработанности системы.
• Плохое (медленное) техническое и информационное сопровождение на форуме, даже для платных клиентов
• В бесплатной версии, начиная с определенного количества накопленных заданий - поиск выдает неверные ответы.
• В платной версии, начиная с определенного количества накопленных заданий - поиск начинает ошибаться при выборе области поиска, ищет документы не там, не понимает стандартных логических условий поиска.
• Код системы открытый, но изменить вручную что-либо нереально.

Платформа : Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC есть в 2-х редакциях: NAUDOC Free и NAUDOC Enterprise

Оставьте свой комментарий!

В данный момент происходит активное развитие программных решений в области ИТ-технологий. Они используются в самых различных сферах деятельности человека и в производстве, и малом бизнесе, образовании и других не менее важных отраслях. Параллельно с этим повсеместно используется множество бумажной документации.

В наше время многие предприятия желают отказаться от бумажных документов и переводят свое предприятие на систему электронного документооборота. Это невероятно удобно и практично.

Разумеется, что с появлением необходимости переводить документацию в электронную систему появляются фирмы, которые занимаются разработкой программных продуктов в данном направлении. И порой эти самые продукты просто шокируют желающих приобрести их своей стоимостью. Тем не менее, благодаря некоторым людям, которые работают не ради корысти, можно найти программы для системы электронного документооборота бесплатно.

Сегодня можно выделить два таких продукта: Alfresco и NauDoc.

NauDoc представляет собой продукт, который предназначен для автоматизации делопроизводства, различных бизнес-процессов, документооборота. Данная программа была разработана компанией NAUMEN. Представленная программа дает возможность управлять процедурой обработки документов, а также осуществлять контроль дисциплины исполнения, вследствие получаемых результатов о выполнении поставленных заданий.

NauDoс позволяет организовать хранилище для документов с различными правами доступа на основании ролей. Это позволяет сотрудникам определенной компании просмотреть в любое время документацию, даже если в этот момент ответственный за нее человек отсутствует по каким-то причинам на рабочем месте.

Данная программа имеет журнал регистрации, где можно отследить все передвижения документов и их копий внутри предприятия.

Наличие возможности контроля в NauDoc позволяет давать задания своим сотрудникам прямо в системе, вести за их исполнением контроль, следить за сроками исполнения, отправлять документы на согласование, а после отправлять уже согласованные документы и другим пользователям системы. Программа позволяет настроить маршруты для определенного типа документов в автоматическом режиме.

Абсолютно все действия в системе проводятся посредствам web-интерфейса. Это дает возможность войти в систему в любом уголочке планеты. Таким образом, имеется единое информационное пространство внутри организации и не имеет значение, где находятся его представительства и филиалы.

Технологическими особенностями системы являются следующие:

— стопроцентный web-интерфейс открывает возможности для подключения к системе из любого места;
— в систему интегрировано программное обеспечение, предназначенное для сканирования, а также распознавания текста ABBYY Fine Reader Scripting Edition;
— система настроена таким образом, что авторизация и аутентификация пользователей может осуществляться во внешних службах каталогов;
— система имеет модуль работы с электронно-цифровой подписью. Пользователи могут использовать электронно-цифровую подпись любого криптопровайдера, который поддерживает интерфейс Microsoft CryptoAPI.

К возможностям системы NauDoc можно отнести:

— простоту работы с документами организационно-распорядительного направления. Все электронные документы создаются на основании определенных шаблонов. Пользователю лишь потребуется при создании документа указать значения реквизитов в карточке регистрации документа. Данные значения автоматически добавляются в текст документа. Если это необходимо, то пользователю можно разрешить изменение текста шаблона.

Каждому типу документов можно задать определенный набор реквизитов. Для этого пользователю необходимо иметь права «Технолога».

После создания документа, его отправляют на согласование тем сотрудникам, которые отвечают за данную функцию на предприятии. Процесс согласования полностью сохраняется в системе. Регламентные сроки контролируются автоматически, происходит уведомление нужных сотрудников, а также приходит оповещение о ходе согласования.

При работе с каждым документом система присваивает ему регистрационный номер автоматически.

- управление процессами. Система NauDoc дает возможность автоматизировать процесс документооборота, который связан с управленческими и производственными процессами предприятия. Каждый процесс можно настроить в системе отдельно, то есть для определенного процесса назначаются свое представление внутри системы, ответственные за него лица, а также регламентные сроки. Программа имеет средства формирования отчетов, которые позволяют контролировать каждый этап процесса и при возможном срыве регламентных сроков определить виновника данного происшествия. Собрав данные можно проанализировать процесс и внести необходимые изменения.

- процедуру визирования документов ответственными должностными лицами. После создания документа, он отправляется кругу лиц на визирование, в зависимости от принятого порядка внутри организации. В случае коллективной работы с документом все процедуры проводят за одним и тем же экземпляром документа. Ответственные за визирование лица получают доступ к документу. В любой момент можно создать отчет о согласовании, где проставляется имя и должность визирующего лица, тут же указывается точное время процедуры.

- наличие возможности регистрации бумажных и электронных документов в системе. Автоматическая регистрация в журнале происходит на определенном этапе работы. Специально для бумажных документов в системе предусмотрена электронная карточка, которая имеет возможность прикрепления графического образа документа, который можно получить, отсканировав документ.

- быстрый поиск документов по содержанию и реквизитам. Программа позволяет быстро найти необходимый документ по вводу реквизита, то есть по краткому описанию или регистрационному номеру. Система дает возможность вести поиск по содержанию вложенных файлов, а также самих документов.

- работу с корреспонденцией (входящей и выходящей). Система предоставляет возможность работать с корреспонденцией предприятия, пользуясь почтовым сервером компании. Любое письмо, проходящее через систему, обрабатывается как обычный документ.

Входящая корреспонденция поступает непосредственно к секретарю. Он регистрирует письма в журнале входящей корреспонденции. Документ автоматически получает регистрационный номер. Далее его отправляют к руководителю компании, и после ознакомления с ним отсылается сотрудникам на рассмотрение или же исполнение.

Исходящая документация создается на основе принятого в организации шаблона. Документ отправляется руководителю, который его согласовывает.

После процедуры согласования документ поступает к секретарю, который регистрирует его в соответствующем журнале. После это письмо отправляется секретарем по нужному электронному адресу. Вся корреспонденция автоматически сохраняется в системе и в любой момент каждый желающий может найти то, что ему нужно.

- возможность создания корпоративного веб-портала и интернет-сайта компании. Система NauDoc позволяет предприятию создавать сайты и размещать на них контент. В данном случае контентом выступают документы, изображения и любые другие объекты, создаваемые в NauDoc.

Система имеет встроенный WISYWIG-редактор, который позволяет редактировать страницы сайта и отличается удобством управления. Также здесь можно управлять публикацией новостей, голосований и анкет.

При необходимости можно изменять дизайн страниц. Доступ к различным разделам сайта позволяет согласовывать документы перед их публикацией на сайте. Сегодня существует две редакции NauDoc: Free и Enterprise.

Давайте рассмотрим вторую бесплатную систему электронного документооборота Alfresco. Эта система широко используется западными компаниями для ведения документации в электронном виде и управления различными проектами. Популярность данного сервиса можно объяснить открытостью кода (Open Source), при этом программа стабильно работает и может использоваться для проектов различных масштабов.

Ничего удивительного в стабильности работы представленной программы нет, поскольку основателем системы выступает Джон Ньютон, который известен тем, что руководит компанией Documentum.

Эта компания является лидером рынка систем электронного документооборота для крупных предприятий. Данной системой успешно пользуются многие корпорации. Система отличается тем, что работает на любых платформах и с разнообразными базами данных.

Alfresco легко справляется с любыми нагрузками хранимых документов при количестве пользователей, превышающих несколько десятков тысяч.

Представленная система мало известна в России, поскольку до недавнего времени никто не мог предоставить профессиональные услуги по организации поддержки и обучению пользования системой Alfresco.

К преимуществам Alfresco можно отнести web-доступность. Система не требует установки дополнительного программного обеспечения на компьютеры предприятий, следовательно, нет необходимости обновлять клиентское программное обеспечение. Работать в системе можно даже с мобильных устройств, находясь в любой точке планеты. Alfresco отличается наиболее передовым и современным web-интерфейсом.

Стоит сказать, что в последние годы как американские, так и европейские системы электронного документооборота перестали особое внимание уделять web-интерфейсу.

Поддержка осуществляется лишь для удаленного доступа к документации. Это стало следствием того, что люди привыкли редактировать документы с помощью офисных приложений.

Как же тогда решить проблему необходимости работы со стандартными папками и файлами, притом, что они не имеют маршрутизации, не поддерживают необходимую версию, отсутствует доступ и прочее?

Решение было разработано и давно уже используется в системах электронного документооборота.

Давайте представим свой рабочий стол. Здесь, например, находятся две папки. Одна называется «документы для рассмотрения», вторая – «корпоративные документы». Открываем первую и видим определенное количество документов. Документы в этой папке предназначены для рассмотрения и принятия решения. Открывается такой документ в обычном всем MS Word. Оказывается, что Вы имеете возможность не только читать документ, но открыть любую версию документа, прочитать комментарии, вынести решения по нему, отправить данный документ тому, кому необходимо, непосредственно совершая все вышеописанные действия прямо в Word или же другом офисном приложении.

Кроме того, здесь пользователь видит входящие и исходящие задачи.

Если Вам необходимо создать новый договор, а затем отправить его на согласование, нет проблем. Все это можно сделать в MS Word, создать документ и переслать его по указанному стандартному маршруту. Также Вы можете просто скопировать документ в папку «корпоративные документы», и он автоматически отправится по нужному маршруту.

Разумеется, что от web-интерфейса никто отказываться не собирается. Web-интерфейс позволяет совершать более широкий спектр заданий.

Такой способ удобен в поездках, командировках, имея быстрый доступ с мобильных устройств, а также возможность выполнять коллективные задачи с документами и отчетами.

Система Alfresco выпущена в двух основных версиях: Enterprise Edition и Community Edition. Версия Community доступна для бесплатного скачивания и может быть использована любым предприятием. Стоит отметить, что эта версия поддерживается исключительно за счет участников сообщества системы. Несмотря на это, Alfresco Community представляет собой наиболее распространенный вариант системы в европейских государствах.

Система может быть использована небольшим количеством участников, так же как и без труда позволяет обслуживать более десяти тысяч пользователей. Система работает со встроенными базами PostgreSQL и MySQL.