Госинспекция труда является структурным подразделением Федеральной службы занятости. Она, в свою очередь, разделяется на территориальные и федеральные надзорные инспекции. Их полномочия актуальны во всех субъектах Российской Федерации.

Государственная инспекция труда: особенности

Полномочия федеральной инспекции регламентируются статьей №356 Трудового кодекса. Основной функцией является надзор над выполнением работодателем существующего законодательства, а также предъявление ему актуальных рекомендаций, касающихся ущемления трудовых прав сотрудников.

Кроме того, обязанностями представители Федеральной инспекции являются:

• Привлечение к административной ответственности в случае нарушений;
• организация судебного преследования в случае нарушения законодательства;
• контроль над исполнением процедуры недопущения к исполнению профессиональных обязанностей тех сотрудников, которые по каким-либо причинам не прошли инструктаж по ТБ или не продемонстрировали должный объем знаний в области охраны труда.

Полномочия Федеральной инспекции по труду достаточно объемны. Об этом говорит тот факт, что данная структура имеет право инициировать остановку деятельности предприятия в случае обнаружения нарушений трудовых прав работников. Более того, инспекция имеет право блокировать работу всех подразделение данной организации.

Наконец, именно федеральная инспекция труда расследует все обстоятельства, спровоцировавшие техногенную катастрофу или несчастный случай с тяжелыми последствиями. Законодательной базой для профессиональной деятельности данного органа является, прежде всего, Трудовой кодекс, а также Конвенция МОТ «Об инспекции труда в промышленности и торговле».

Права инспектирующего органа дают возможность его сотрудникам инициировать проверку на любом предприятии в круглосуточном режиме. В случае плановой проверки трудовой инспекции в 2020 году инспектор органа обязан поставить руководство предприятия в известность заранее за 3 дня до начала работы инспекторов.

Данный контролирующий орган имеет право в любой момент требовать для изучения рабочую и любую профильную документацию, касающуюся соблюдения работодателем интересов сотрудников. Если для проведения инспектирующих мероприятий требуются образцы материалов, сырья или иных веществ, с которыми ведутся работы на предприятии, то администрация обязана предоставить их по первому требованию.

В то же время инспекция не должна проводиться, если на рабочем месте по каким-либо причинам отсутствует руководство проверяемого предприятия. Главным принципом работы данного органа является открытость. Так, например, обратиться с жалобой или предложением к инспекторам имеет право любой гражданин.

Первейшей обязанностью инспекторов является предоставление бесплатной консультации по интересующему вопросу. Иногда рассмотрение жалобы заканчивается на данном этапе, поскольку конфликтная ситуация на производстве может быть связана с правовой безграмотностью сотрудника.

В любом случае сотрудникам федеральной инспекции вменяется в обязанность письменно зафиксировать обращение гражданина и инициировать проверку. Результаты должны быть доведены до сведения обратившегося гражданина в течение одного месяца. В отдельных случаях на рассмотрение жалобы отводится всего лишь 10 дней.

Плановая проверка трудовой инспекции: что проверяют

На официальном портале Роструда в начале каждого года публикуется список предстоящих плановых проверок. Поскольку данная информация доступна для ознакомления, администрация любого предприятия, учреждения или компании может заранее подготовить документацию и обеспечить комфортные условия для работы инспекторов.

Найти свое предприятие в данном перечне не составит труда. План предстоящих инспекцией разнесен по субъектам Российской Федерации. Знакомство с перечнем даст возможность понять, что в него попадает далеко не каждая организация. Обычно в течение года проверке подлежат не более 15% официально зарегистрированных юридических лиц.

Материалом исследования данного надзорного органа является вся документация, которая так или иначе связана с трудовыми отношениями. Кроме того, предметом пристального внимания инспекторов федеральной инспекции является документация по охране труда. Инспектор имеет право во время плановой проверки трудовой инспекции затребовать любые локальные акты и приказы.

В поле зрения инспекторов должны находиться во время проверки:

Предметом пристального изучения инспекторов является вся документация по охране труда, а также книга учета трудовых книжек и всех имеющихся вкладышей. В особую категорию выделяются документы, освещающие работу с иностранными гражданами. Вся работа инспекторов готовится заранее, и администрация должна заблаговременно приготовить пакет всех документов.

Как организуется работа выездных инспекторов

До начала работы инспекторов издается приказ в рамках ГИТ. Руководителю предприятия, на базе которого будут работать сотрудники надзорного органа, выдается данный приказ. Он обязательно должен быть завизирован лично руководителем или его заместителем.

Руководитель предприятия, которое подлежит плановой проверке трудовой инспекции, имеет право затребовать сведения обо всех должностных лицах, которые будут осуществлять проверку.

Инспекторы не имеют права требовать к рассмотрению документацию или образцы сырья, которые не имеют непосредственного отношения к теме проверки. Кроме того, инспекторы надзорного органа не имеют права изымать какие-либо оригиналы профильных документов.

Именно плановые проверки преследуют цель выяснить, в каком состоянии на предприятии находится работа по формированию кадрового учета. Получая уведомление о начале инспекции, работодатель знакомится с планом работы инспекторов. Однако практика показывает, что уведомление не всегда доходит до администрации. Поэтому за инспекторами надзорного органа остается право предупредить работодателя по телефону.

Работа Федеральной инспекции не должна длиться свыше 20 рабочих дней. Весь пакет документов, передаваемых на инспекцию, должен быть предварительно описанным. Это даст возможность работодателю проконтролировать их сохранность.

Работа трудовой инспекции может осуществляться как на месте, так и удаленно. Если инспекторы выходят на предприятие, то администрация обязана обеспечить членов комиссии отдельным помещением. Законом не предусматривается создание каких-либо комфортных или особых условий для работающих инспекторов. Однако обязательным условием является обеспечение помещения, предоставленного им, качественным доступом в сеть.

Для юридических лиц предпочтительна документальная проверка, а не выезд на предприятие. Сложность этого варианта заключается в том, что на администрацию ложится дополнительная нагрузка по копированию большого количества документов. Однако это же обстоятельство является и преимуществом.

В процессе копирования можно будет скорректировать или сформировать документы, которых по каким-либо причинам не хватает. Если же инспекторы работают на месте, то сделать этого не удастся.

Не рекомендуется предлагать на инспекцию пакет документов, которые не были истребованы. Прежде всего, это послужит дополнительной нагрузкой на инспекторов. Кроме того, если же инспектор все уже заглянул в эти документы, то велика вероятность возникновения у него желания проверить прочую сопутствующую документацию. Тем самым вероятность получения штрафа увеличивается.

Что касается того, как часто проводится плановая проверка трудовой инспекции, то еще недавно предполагался выезд инспекторов каждые 3 года. Однако в настоящее время плановые проверки проводятся каждые 2 года для предприятий, которые котируются как высокорисковые. Если компания отнесена к группе риска, то аудит может осуществляться чаще, чем на других предприятиях.

Для того чтобы определить группу риска, инспекторы используют следующие критерии:

У работодателя есть право оспорить присвоенную категорию риска, если он с нею не согласен и знает, что может доказать обратное.

Особенность плановой проверки с текущего года заключается в использовании чек-листов. Это оптимизирует работу инспекторов и делает подготовку к их выходу максимально комфортной. В практику (не везде, но во многих регионах) вводится заполнение чек-листов. То есть, инспекция осуществляется по определенному алгоритму.

На официальном портале Роструда в настоящее время утверждено 107 листов. Поскольку информация Роструда находится в свободном доступе, то у руководителя есть хорошая возможность подготовиться заранее и привести все дела в порядок. Однако какой бы формой ни пользовались инспекторы при проверке, основной вектор их деятельности - кадровая система.

Штрафные санкции могут быть оспорены, если инспектор надзорного органа составил протокол в отсутствие директора предприятия.

Существует статистика, проанализировав которую, работодатель может сделать этап подготовки более ориентированным. Так, например, известно, что большинство штрафов инспекции труда выписывается за наличие нарушений в области охраны труда.

Второй по популярности причиной наложения штрафных санкций стала систематическая задержка по зарплате персоналу. Причем руководитель должен иметь в виду, что за эту категорию нарушения можно получить не только административное, но и уголовное наказание, согласно статье №145 Уголовного кодекса.

Правила оформления итогов проверки трудовой инспекции

После того как работа инспекторов завершена, должен быть составлен соответствующий акт. Он формируется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а второй забирают сотрудники надзорного органа.

Кроме того, к итоговому акту должны быть приложены следующие документы:

• технические протоколы осуществленных исследований и лабораторных экспертиз;
• протоколы забора проб, анализа сырья или производимой продукции;
• объяснения сотрудников, которые требовались инспекторам для прояснения того или иного рабочего момента во время работы комиссии.

Кроме того, итогом работы комиссии должен стать список рекомендаций, направленных на минимизацию или полное устранение обнаруженных нарушений.

Что касается внеплановой проверки, то она, как правило, инициируется для анализа ситуации с ранее выданными предписаниями по нарушениям. То есть, инспекторы могут внезапно осуществить выезд на предприятие с целью выяснения, устранены ли обнаруженные нарушения в кадровом учете.

Кроме того, внеплановая проверка с выездом инспекторов может быть инициирована по факту жалобы от работников. В этом случае сотрудники надзорного органа также обязаны уведомлять работодателя. Однако срок здесь сокращен до 24 часов. Если же жалоба сотрудников достаточно серьезная, и инспектор может заподозрить уничтожение компрометирующих документов, то предупреждение для юридического лица может не последовать.

При плановой, как и при внеплановой проверке, цель работы комиссии одна и та же: отстаивать права граждан на безопасный труд и достойные условия работы.

Рассмотрим, что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, и как часто они могут проводиться.

Плановые проверки трудовой инспекции: порядок проведения

Инспекция по труду проводит проверки соблюдения в организациях трудового законодательства основываясь на ст.353 и 356 ТК. Специализированных нормативно-правовых актов, которые регулировали бы конкретно проверки трудового законодательства, в РФ нет. Поэтому в своей деятельности инспекторы руководствуются:

• Конвенцией МОТ №81, составленной в 1974 году;
• Законом «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)» от 19.12.2008 №294-ФЗ.

Частота проведения плановых проверок

График проведения ревизий составляется за год. То есть план проверок трудовой инспекции на 2020, готовился в 2016 году. Каждый желающий может ознакомиться с ним на официальном сайте Роструда.

График составляется с учётом того, что соблюдение трудового законодательства можно проверять на предприятии не ранее чем через 3 года после:

• Государственной регистрации юрлица или ИП;
• Окончания проведения последней проверки.

Уведомление о проведении проверки

Перед началом проверки руководитель трудовой инспекции по месту нахождения организации издаёт соответствующее распоряжение. В нём указывается:

• Дата издания;
• Должностные лица, уполномоченные проверять организацию;
• Полное название и юридический адрес проверяемой организации;
• Точная дата проведения проверки, её цели и задачи.

Копия распоряжения направляется руководителю объекта проверки, таким образом, чтобы он был уведомлен о проведении ревизии не позднее 3 дней до её начала. Уведомление может быть отправлено факсом, почтой либо передано в руки.

Внимание! Инспекторы не могут:

• Запрашивать информацию, образцы, не имеющих отношение к объекту проверки;
• Изымать оригиналы каких-либо документов.

Проверяемый период

В ходе проверки исследуются документы за последние 3 года. Таким образом, в ходе плановой проверки трудовой инспекции в 2017 году будут изучаться документы с 2015 по 2017 год.

Какие документы проверяет трудовая инспекция

Закон не ограничивает инспектора в своих действиях. Он может потребовать для проверки любой документ, который тем или иным образом касается соблюдения трудового законодательства. В любом случае перед приходом проверяющих организации необходимо привести в порядок следующие бумаги.

Договоры

• Трудовые договоры с работниками должны соответствовать требованиям ст.57 ТК.
• Договоры об индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Они могут заключаться с работниками, перечень должностей которых указан в постановлении Минтруда №85 от 31.12.2002 .
• Ученические договоры, если в организации практикуется ученичество.

Учредительные документы

• Устав;
• Свидетельство о госрегистрации.

Локальные НПА

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Коллективный договор.
• Положение, регулирующее оплату труда и премирование работников (это необязательный документ, такие же сведения могут содержаться в колдоговоре).
• Положение о персональных данных сотрудников в соответствии со ст.88 ТК.
• Другие возможные локальные акты организации, устанавливающие график сменности, вахтовый метод, ненормированный рабочий день или разделение рабочего дня для сотрудников.

Документы по охране труда

• Инструкции по охране труда;
• Журнал обучения и прохождения инструктажа по охране труда;
• Другие документы: журнал вводного инструктажа, личная карточка обучения работников, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа и т.д.

Приказы

• О приме на работу;
• Об увольнении;
• О привлечении к дисциплинарной ответственности и др.

Законодательство не содержит закрытого перечня приказов, которые может издавать руководитель организации, поэтому все распоряжения, касающиеся трудового права должны храниться в отделе кадров.

Важная информация

Кроме документов нужно учесть и соблюдение всех норм трудового права. Вовремя проводимые аттестации и безопасность сотрудников на их рабочем месте также имеют значение. Нужны ли специальная одежда для работников или аксессуары, защитные маски или перчатки, и многое другое зависит от типа осуществляемых ими работ.

Бухгалтерские документы

Трудовая инспекция проверяет трудовые договора на наличие там информации о днях выплаты заработной платы, а затем сверяет эти даты с реальными датами выплат. Инспектора изучают:

• Формы расчётных листов;
• Извещение о выплате зарплаты, составляемое в соответствии со ст.136 ТК.

Документы об отпусках

Извещения работников о предоставлении отпуска. Согласно ст.123 ТК работник должен быть уведомлен об очередном отпуске не позднее, чем за 2 недели до начала.

Документация по учёту рабочего времени

• Табель учёта (составляется в соответствии со ст.91 ТК);
• Штатное расписание (необязательный документ).

Другие документы

Сюда можно отнести:

• Трудовые книжки;
• Личные карточки работников (форма Т-2);
• Уведомления работников о переносе рабочего времени, сокращении штата, расторжении трудового договора и т.д.;
• Заявления работников о предоставлении отпуска, расторжении трудового договора и т.д.;
• Больничные листы;
• Различные журналы учёта (командировок, движения трудовых книжек, несчастных случаев на производстве и т.д.).

Виды плановых проверок

В зависимости от способа изучения документации плановые проверки делятся на выездные и документарные.

Выездная проверка

При таком способе проверки уполномоченные должностные лица приезжают непосредственно в организацию, включённую в график проверок трудовой инспекции на 2020 год, для исследования документов.

ИП или руководитель организации, в которой проводится проверка, обязаны:

• Обеспечить проверяющим возможность ознакомиться с документами, касающимися предмета проверки;
• Предоставить им доступ в офис, здания и сооружения проверяемого предприятия.

В таблице указана максимальная длительность проверки

Документарная проверка

Такую проверку инспектор осуществляет на своём рабочем месте, то есть в территориальном органе трудовой инспекции. Документы для исследования предоставляются ему проверяемой организацией после получения уведомления о проверке.

Для проверки в инспекцию необходимо отправить копии документов, заверенные печатью и подписью руководителя организации. Печать на копиях может стоять любая: «для документов», «для отдела кадров» и т.д. Если ИП или организация не имеют собственной печати, на копии достаточно удостоверительной подписи руководителя.

Такой реквизит как удостоверительная подпись включает в себя:

• Надпись — Верно; либо — Копия верна;
• Должность лица, удостоверившего копию;
• Его подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы);
• Дату.

Так как перечень того, что проверяет государственная инспекция труда не исчерпывающий, в ходе проверки инспектор может затребовать дополнительные документы, которые он сочтёт необходимыми для исследования. Для этого он направляет субъекту проверки соответствующий запрос. Руководитель организации должен в течение 10 рабочих дней предоставить в инспекцию затребованные документы (п.5 ст.11 Закона №294).

Подробно о проверках государственной инспекции труда рассказывает специалист

Сколько времени занимает проверка

Общий срок для проведения проверки трудовой инспекцией составляет 20 дней. Но из этого правила есть исключения для субъектов малого предпринимательства:

• На малом предприятии можно проводить плановую выездную проверку не дольше в общей сложности 50 часов;
• Аналогичная проверка микропредприятия — 15 часов.

Это исключение касается только плановых выездных проверок. Внеплановые или документарные проверки проводятся по общему правилу.

На территории России действует до конца 2018 года мораторий на проверки малого бизнеса, эти организации освобождены от плановых проверок трудовой инспекцией.

Как проходит выездная плановая проверка

Алгоритм действий проверяющего примерно одинаковый во всех организациях.

1. Согласно графику проверки трудовой инспекции на 2020 год инспектор приезжает на предприятие. Предъявляет своё служебное удостоверение и распоряжение о проведении проверки.
2. Проводит проверку документов кадровой службы: трудовые договора, трудовые книжки, приказы по кадрам и т.д.
3. Проверяет бухгалтерскую документацию (все бумаги, касающиеся оплаты труда).
4. Изучает документы по охране труда.
5. Составляет акт проверки, в котором указываются обнаруженные нарушения. Документ составляется в 2 экземплярах: первый – для инспектора, второй – для проверяемой организации.

Остались вопросы? Задавайте их в комментариях к статье

Система трудовых инспекторов создана государством для осуществления контроля над соблюдением трудового законодательства работодателями. Понять, что проверяет трудовая инспекция можно, ознакомившись с нормативно-правовой базой, основой которой служит конституция, Трудовой кодекс РФ, конвенция МОТ (международной организации труда) и ряд федеральных законов.

Законодательство регулирует:

• систему работы трудовых инспекторов;
• причины осуществления проверок;
• широту полномочий инспекторов;
• за нарушение законодательства;
• документацию, обязательную к предоставлению инспекции и т.д.

Исходя из правовых норм, перед государственной охраной труда ставится несколько целей.

К ним относится контроль:

• над исполнением работодателями трудового законодательства, включая условия труда, документооборот и т.д.;
• над обеспечением работников положенными государством выплатами, субсидиями и компенсациями, а также над выполнением обязательств по заработной плате;
• за ведением дел, касающихся несчастных случаев на рабочем месте;
• и урегулирование споров, касающихся трудовых отношений между работниками.

Кроме того, трудовая инспекция обеспечивает охрану безработных и льготных категорий граждан в части получения ими гос. поддержки и следит за выполнением обязанностей опекунскими органами.

Информационная функция также входит в область того, чем занимается трудовая инспекция, которая должна консультировать как руководителей, так и работником по вопросам, связанным с трудовым законодательством.

Система работы инспекции предполагает плановые и внеплановые проверки. Количество первых регулируется государством, и зависит от вида деятельности предприятия.

Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке?

Визиты инспекторов проходят по заранее сформированному графику.

Плановые проверки делятся на несколько видов:

1. Комплексная проверка направлена на контроль исполнения фирмой трудового законодательства в полном объеме. Этот вид контроля может быть осуществлен совместно с другими государственными органами. Например, с Налоговой инспекцией или прокуратурой.
2. Документарная проверка позволяет инспекторам не выезжать на объект, а только потребовать от организации необходимые документы. Последняя обязана предоставить их в 10-дневный срок.
3. Контрольные визиты также можно отнести к плановым, так как они призваны проверить, устранены ли выявленные нарушения. Хотя такие посещения не вносятся в график, они осуществляются согласно установленному предписанием сроку.

Интересный факт: Благодаря мораторию, введенному 1.01.16 до 2019 года , часть участников малого бизнеса освобождена от плановых проверок.

Не ждать проверяющих могут предприятия, если:

• у них отсутствуют грубые нарушения;
• имеют менее 800 мл. рублей выручки в год;
• штат их сотрудников не превышает 100 человек;
• государство имеет в их уставном капитале меньше 25%;
• участие в бизнесе иностранных вложений не превышает 49 %;
• их деятельность не относится к сфере, исключенной из моратория федеральным законом №294 (социальное обслуживание, аудит, здравоохранение, образование, энергетика, энергоснабжение, бизнес, сопряженный с гос. тайной и т.д.).

Для таких предприятий закон запрещает не только очную плановую проверку, но и проверку документов.

Чем характерна внеплановая проверка трудовой инспекции, и на каких основаниях проводится?

Внеплановые визиты основываются по фактам нарушений. Основания для внеплановой проверки трудовой инспекции прописаны в постановлении правительства №875 (01.09.12).

Инспектора могут назначить проверку, в случаях, когда:

• зарплата работникам предприятия задерживается или выплачивается в объеме меньшем, чем установлено законом (см. );
• не соблюдаются нормы, предписанные для качества условий труда, что может создавать угрозу жизни или здоровья персонала;
• у инспекторов имеется приказ, составленный по поручению прокуратуры, Правительства или Президента РФ;
• в инспекцию поступила жалоба о нарушениях трудового законодательства на предприятии, или обоснованный запрос о необходимости проведения проверки;
• выявленные ранее нарушения не были устранены в установленный предписанием срок.

Чаще всего внеплановая проверка трудовой инспекции проводится по жалобе работника. Решение о её осуществлении принимается в течение месяца с момента поступления претензии. Если обращение сотрудника касается конкретного нарушения, то на предприятии проводится целевая проверка.

Интересный факт: Еслипроверка проходит по запросу сотрудника, инспектор может рассматривать только ту сферу работы предприятия, на которую была направлена жалоба. Несчастные случаи, произошедшие на работе, также воспринимаются как гарантированные предпосылки внеплановой проверки.

Запланированный визит контролирующих органов призван изучить, как в организации соблюдаются законодательные нормы, касающиеся охраны труда и трудовых отношений.

Необходимо наличие необходимой предприятию документации, а также её соответствие требованиям ТК РФ и Постановлениям Правительства, касающимся кадрового учета на предприятии. Условия работы должны быть безопасны, а персонал информирован о технике безопасности на предприятии.

Интересный факт: Внеплановая проверка может быть проведена после анализа требований к кандидатам на занятие вакантной должности на предприятии. Если инспекция посчитает, что в них содержится дискриминационная составляющая (например, ограничения по возрасту, полу и т.д.), может быть инициирован внеочередной визит проверяющих.

Порядок инспектирования

Независимо от того плановая проверка, или нет, она проходит по определенному алгоритму.

1. Уведомление.
2. Выезд специалистов и запрос документов.
3. Документирование результатов.
4. Предписание.
5. Обжалование.

Организация должна быть поставлена в известность о предстоящем визите инспектора. Если он проходит по графику, то письменное оповещение осуществляется за три дня. Для внеплановых проверок установлен срок оповещение в одни сутки.

Очная и документальная проверки могут быть как последовательными, так и поочередными. Чаще всего первоначально запрашивается пакет необходимых документов, и после их изучения производится выезд на объект.

По окончании работы проверяющий составляет акт в двух экземплярах.

Если организация не согласна с результатами, отображенными в акте, она имеет право их обжаловать.

По окончанию срока, установленного в предписании, инспектор выезжает на предприятие повторно. Если нарушения не устранены, то на организацию накладываются штрафные санкции.

Плановая проверка не может проводиться чаще одного раза в три года. Проверяющих стоит ждать тем предприятиям, которые отработали три года (фактически или юридически) или на которых с момента предыдущего визита инспекторов прошло три года. Число внеплановых проверок законом не ограничено.

На одну проверку законом отведено двадцать рабочих дней. Период может быть продлен, если в ходе работы потребовались экспертизы или дополнительные исследования. В таком случае инспекция может проводить работы на 20 дней дольше.

Предприятия, имеющие филиалы, могут быть подвергнуты проверке, длящейся до 80 дней, так как сроки устанавливаются для каждого подразделения.

Максимальные сроки проверки трудовой инспекции для малых и микро предприятий установлен в часах (50 и 15 соответственно).

Специалисты трудовой инспекции работают на основании должностной инструкции и не имеют права выходить за её рамки.

Что позволено инспектору?

Полный объем полномочий отражен в 875 Постановлении правительства.

К основным относятся:

1. Проведение инспектирования в любое время, если у проверяющего имеется приказ и удостоверение.
2. Возможность требовать необходимые для проверки документы, как у руководителей организаций, так и от государственных органов власти.
3. Осуществлять расследования, касающиеся несчастных случаев на рабочих местах.
4. Осуществлять забор проб, если это необходимо и о произведенной работе составлен соответствующий акт.
5. Выписывать предписания по результатам выявленных нарушений, в том числе запрет на работу отдельным лицам или запрет на использование небезопасного оборудования, которые обязательны для исполнения.
6. Требовать приостановки или полного прекращения деятельности организации путем обращения в судебную инстанцию.
7. Собирать материалы относительно лиц виновных в административных нарушениях, связанных с вопросами трудовых отношений или охраны труда и направлять в правоохранительные органы или суд.
8. Выступать на судебных разбирательствах в качестве эксперта.

Что запрещено инспектору?

Специалист трудового надзора не имеет права проводить проверку без оснований и вне сферы своих полномочий.

1. Проверять организацию без специального распоряжения и удостоверения.
2. Нарушать процедуру или сроки работ.
3. Изымать с предприятия оригиналы документации.

Если специалист превышает полномочия или нарушает процедуру проверки, представитель предприятия вправе обжаловать его действия. Тогда на инспектора будет наложено взыскание или штраф.

Основной перечень документов при проверке трудовой инспекции
В обязанность представителя проверяемой организации входит предоставление документов для трудовой инспекции.

При проверке могут быть исследованы:

1. Документы, отвечающие за оформление трудовых отношений
2. (договора с работниками, трудовые книжки, личные карточки, журналы учета кадровых документов и т.д.).
3. Соответствие системы локальных актов законодательству и друг другу
4. (учредительная документация, правила, приказы и распоряжения).
5. Система приема сотрудников на работу, оформление нетрудоспособности и увольнения
6. (больничные, отчеты о медосмотрах).
7. Способы формирования оплаты труда и периодичность выплат
8. (ведомости заработной платы, расчетные листки, положения о зарплате и иных выплатах).
9. Соблюдение режима работы и компенсационные выплаты
10. (график работы и отпусков, табели учета рабочего времени и т.д.).
11. Условия труда и их соответствие нормам безопасности для сотрудников
12. (документация, определяющая нормы труда, обучения, аттестаций и т.д.).

Если документ обязателен для ознакомления работников, то подпись каждого сотрудника должна подтверждать факт его информирования.

Основные ошибки при оформлении документации и управлении предприятием связаны с невыполнением требований ТК РФ и неверном оформлении деловых бумаг.

Ошибки в трудовых договорах

Наличие письменного договора с каждым работником обязательно. Экземпляр, хранящийся у работодателя, должен быть подписан сотрудником и в обязательном порядке содержать сведения о размере заработной платы.

График отпусков

Чаще всего нарушается порядок предоставления отпуска. По закону можно разделить отпуск на несколько частей, но одна из них должна быть не меньше 14 дней. Общее количество дней отдыха не может быть меньше 28 дней. Перед началом отпуска сотрудник должен быть информирован о его наступлении за две недели. Отпускные работнику должны выплачиваться за три дня до отпуска. Ошибаются и в сроках утверждения графика – 14 дней до начала года, на который планируются отпуска.

Заработная плата

Серьезным нарушением станет заработная плата ниже установленного минимума (МРОТ). Её размер должен быть отражен в рублях. Если выплаты производятся реже, чем раз в 15 дней, необходимо письменное согласие работника. Каждая выдача должна быть подтверждена расчетным листком.

Оформление трудовых книжек

Трудовая книжка должна быть оформлена на каждого из сотрудников. Хранятся эти документы только в сейфе. Все переводы с должности на должность следует фиксировать. Каждая запись должна быть подтверждена приказом за росписью сотрудника.

Особое внимание инспектора обращают на аттестации сотрудников, влияющие на безопасность работы на предприятии. Журналы техники безопасности должны быть подписаны. Лица, не прошедшие обучение, не могут быть допущены к работе.

Предписание, составленное по результатам проверки, может включать в себя штраф предприятию или его сотруднику, ответственному за возникшее нарушение.

Основные штрафы трудовой инспекции, наложенные в 2017 году

Серьезные нарушения могут грозить предприятию не только штрафом, но и запретом на ведение деятельности, по судебному решению.

Результаты проверки

Результатом проверки является акт. В нем указывается дата проведения мероприятия, основание и выявленные нарушения. Представитель организации обязан поставить на акте свою подпись. В случае несогласия этот факт указывается в акте.

После акта создается протокол или Предписание на устранение нарушений. В нем содержатся ссылки на закон, который нарушен, установлен срок для исправления. Когда нарушение устранено, инспектору следует отправить отчет.

Как узнать о плановой проверке?

Узнать о времени плановой проверки можно по графику, составленному Рострудом. Сделать это можно на его сайте rostrud.ru или сайте прокуратуры genproc.gov.ru

Поскольку о своем визите инспекторы предупреждают заранее, у предприятия есть время на подготовку к проверке трудовой инспекции.

Необходимо привести все деловые бумаги в соответствие требованиям ТК, устранить противоречия между документами, проверить наличие всех подписей сотрудников, которые требуются. Удостовериться, что на работники имеют трудовые договора, трудовые книжки, допуски к работе, прошли необходимые инструктажи и аттестации.

Особое внимание следует уделить условиям труда и привести их в соответствие законодательным нормам.

Виды, периодичность и продолжительность проверок

Совместные проверки

Федеральная инспекция труда - это один из департаментов Министерства труда и социального развития РФ (Минтруда). Он имеет свои представительства (государственные инспекции труда) в регионах. Последние открывают свои отделения на местах. Но могут быть и исключения. Например, в Москве есть только региональная инспекция труда. Она и проверяет фирмы.

Проверки бывают:

плановые и повторные;

целевые, комплексные и тематические;

совместные.

Плановые и повторные проверки

Планы проверок составляет как сама инспекция, так и лично каждый инспектор. Попасть в них может любая фирма, находящаяся на подведомственной инспекции территории.

Чаще всего для плановых посещений инспекторы выбирают фирмы, где произошел несчастный случай на производстве или ранее были выявлены нарушения.

О предстоящей проверке инспекторы обычно предупреждают заранее по телефону.

Обнаружив нарушения, трудовики выписывают предписание их устранить. Чтобы проверить, как оно выполнено, инспекторы могут прийти повторно. Такую проверку называют контрольной или повторной.

Ее можно предотвратить, если вы заранее (до срока, установленного в предписании) представите инспекторам документы, подтверждающие, что предписание выполнено.

В ходе плановой проверки ООО "Пассив" трудовой инспектор обнаружил, что фирма нарушила статью 67 Трудового кодекса РФ: не оформила трудовые договоры с некоторыми работниками. Инспектор оштрафовал руководителя фирмы на 1500 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) и вынес предписание за месяц нарушение устранить.

Однако уже через две недели начальник отдела кадров фирмы представил в трудовую инспекцию оформленные трудовые договоры. Повторную проверку инспектор проводить не стал.

Целевые, комплексные и тематические проверки

Целевые проверки - это проверки по жалобам работников. Они проводятся чаще всего.

Как правило, любая жалоба (за исключением анонимных) влечет за собой визит инспекторов.

На прием в инспекцию пришла мама несовершеннолетнего работника. Она пожаловалась, что в ООО "Пассив" нарушаются права ее сына. Директор фирмы отказывается предоставить ему отпуск в летнее время.

Чтобы проверить информацию по жалобе, была назначена целевая внеплановая проверка фирмы.

Если работник просит, чтобы его жалоба осталась в тайне, инспекторы проведут тематическую проверку. При этом тему они определят исходя из заявления жалобщика и разделов Трудового кодекса РФ: трудовой договор; рабочее время и время отдыха; труд женщин и несовершеннолетних; оплата труда; гарантии и компенсации и т.д.

Тематической может быть не только проверка по жалобе, но и плановая проверка.

Чтобы проверить, как фирма соблюдает трудовое законодательство в целом, инспекторы проведут комплексную проверку. Чаще всего она бывает плановой.

Совместные проверки

Если информация о нарушениях трудового законодательства поступила в инспекцию из других контролирующих ведомств, трудовики могут провести проверку вместе с ними.

В инспекцию из ГУВД г.Москвы поступила информация о том, что ООО "Пассив" незаконно привлекает к работе иностранцев.

Было решено провести совместную проверку. В ней участвовали инспектор труда, инспектор ОВИР, инспектор Управления по делам миграции ГУВД г.Москвы.

Периодичность и продолжительность проверки

Максимальный срок проверки - один месяц.

Однако на практике, чтобы посмотреть документы фирмы, инспекторам достаточно одного - двух дней. Комплексная проверка на крупной фирме может длиться неделю.

Не всегда инспектор работает на предприятии. Получив копии запрашиваемых документов, он может продолжить проверку через несколько дней. Тогда инспектор уведомит об этом по телефону.

Плановые проверки нельзя проводить чаще одного раза в два года. Так сказано в Федеральном законе от 8 августа 2001 г. N 134-ФЗ (ст. 7).

Это требование не относится к проверкам по жалобе. Ограничений по периодичности для них нет.

Прийти на фирму раньше установленного срока инспекторы также могут:

если получат информацию из других проверяющих ведомств о нарушениях трудового законодательства;

если произошел несчастный случай на производстве или возникла угроза жизни и здоровью работников.

Кого и что проверяют инспекторы

Кого проверяют инспекторы

Что проверяют инспекторы

Кого проверяют инспекторы

Инспекция труда может проверить любую фирму или предпринимателя. В первую очередь это те, кто не нашел общий язык с собственными работниками. Ведь на жалобу инспекторы должны ответить в течение месяца. А поэтому сразу приходят смотреть фирму.

Узнать о вашем предприятии инспекция может не только из жалоб. С ней активно сотрудничают прокуратура, милиция, налоговики, фонды.

Иногда нужную информацию инспектор узнает из рекламных газет. Множество объявлений о поиске сотрудников нарушает Трудовой кодекс РФ. Например, такое требование, как московская прописка.

Однако имейте в виду: узнав о нарушениях из рекламы, прессы, анонимных сообщений и т.п., инспекторы могут включить фирму в план проверок, которые проводятся не чаще одного раза в два года.

Внеплановые проверки по таким данным трудовики проводить не вправе. Это запрещает Федеральный закон от 8 августа 2001 г. N 134-ФЗ (п. 5 ст. 7).

Что проверяют инспекторы

Инспекторы проверяют, как фирма или предприниматель соблюдают трудовое законодательство.

За его нарушение должностные лица фирмы (руководитель, начальник отдела кадров, главный бухгалтер (в части выплаты заработной платы)) или предприниматель могут быть оштрафованы на сумму от 500 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Обычно трудовики начинают проверку с изучения свидетельства о регистрации и устава фирмы. Иногда в нем есть информация об условиях труда.

Затем инспекторы смотрят трудовые договоры. Их отсутствие - это самое распространенное нарушение.

Обратите внимание: и работник, и работодатель должны подписать все страницы договора. Это нужно, чтобы потом работник не смог заявить, что подписывал совершенно другой договор.

Второй экземпляр договора необходимо отдать работнику. Факт передачи лучше зафиксировать письменно. Например, завести журнал, в котором сотрудники, получая договор, будут ставить свою подпись.

Много нарушений находят инспекторы в содержании трудового договора. В нем обязательно должны быть перечислены все права и обязанности работника. Можно, конечно, сослаться на должностную инструкцию. Но трудовики советуют этого не делать.

Устанавливая испытательный срок, нельзя уменьшать на этот период заработную плату. Инспекторы заставят вас доплатить недостающую сумму. Кроме того, вам грозит штраф.

Изменить условия трудового договора можно только с письменного согласия работника (ст. 72 ТК РФ). Оформите это так: "Дополнение N 3 к трудовому договору от 29 мая 2002 г. N 5/п". Подпись работника на этом документе обязательна.

Если изменения трудового договора (зарплата, режим работы, нормы выработки и т.д., за исключением трудовой функции) вызваны организационными или технологическими переменами на фирме, спрашивать согласия работника не нужно.

В такой ситуации вы должны за два месяца письменно его предупредить. Если сотрудник не согласен, вам нужно также в письменной форме предложить ему другую работу по его квалификации. Если такой работы нет, то вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу с учетом его квалификации и состояния здоровья (ст. 73 ТК РФ). Если и с этим работник не согласен, вы можете его уволить (п. 7 ст. 77 ТК РФ).

При этом учтите: если работник пожалуется в трудовую инспекцию или суд, придется доказывать, что вы перевели или уволили его по объективным причинам, а точнее, из-за организационных или технологических изменений условий труда.

Руководитель фирмы уволил двух бухгалтеров, указав причину "изменение организационных условий труда". Всю работу он распределил между оставшимися работниками.

Трудовой инспектор предписал уволенных восстановить, потому что интенсивность работы у оставшихся увеличилась. То есть организационных оснований для увольнения не было.

Кроме того, руководитель фирмы был оштрафован на 1500 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Руководитель фирмы уволил всех охранников и заключил договор с охранной фирмой. Инспектор по труду признал, что руководитель действовал законно, так как налицо организационные изменения условий труда.

Если вы оформили срочный трудовой договор, придется доказывать инспектору, что характер работы или условия ее выполнения не позволили вам заключить с работником договор на неопределенный срок.

Если не получится, то трудовики вынесут предписание считать такой договор бессрочным (ст. 58 ТК РФ). А значит, уволить сотрудника по окончании срока договора вы не сможете.

Варианты срочной работы перечислены в статье 59 ТК РФ. Например, замена временно отсутствующего работника, сезонные или временные работы, работы, выходящие за рамки обычной деятельности фирмы. Кроме того, срочный трудовой договор фирма может заключить с совместителями, пенсионерами, руководителями, их заместителями и главными бухгалтерами.

Имейте в виду: пролонгировать (то есть продлевать) срочный трудовой договор на тот же срок нельзя. После пролонгации он становится бессрочным (ст. 58 ТК РФ). Чтобы этого избежать, вам придется уволить сотрудника, у которого закончился срок договора, и заключить с ним новый на тот же (или другой) период. При этом учтите: предупредить об увольнении вы должны письменно не менее чем за три дня до окончания срока договора (ст. 79 ТК РФ).

Помимо трудового договора с сотрудниками часто заключается коллективный договор. Если его нет, то штрафовать вас не станут. Инспекторы могут лишь рекомендовать работникам заключить его. И если сотрудники прислушаются к этому совету, то вам придется смириться.

Если коллективный договор на фирме есть, нужно учитывать его положения. Вы нарушите закон (ст. 8 ТК РФ), если предусмотрите в трудовом договоре условия, ухудшающие положение работника по сравнению с коллективным договором. И у инспекторов появятся основания вас оштрафовать.

В коллективном договоре медицинской фирмы было записано: "Установить пятидневную рабочую неделю с двумя выходными днями". Однако в трудовых договорах с врачами была установлена шестидневная рабочая неделя общей продолжительностью 40 часов.

По результатам проверки трудовой инспектор предписал выплатить всем работникам, которые работали по субботам, компенсацию. Кроме того, руководителя фирмы оштрафовали за нарушение трудового законодательства на 1500 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Инспектор обязательно проверит наличие трудовых книжек.

Фирма обязана оформить этот документ на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, за исключением совместителей (ст. 66 ТК РФ).

Если предыдущий работодатель не отдает работнику его трудовую книжку, инспекторы рекомендуют открыть новую, записав в ней: "До поступления на работу подтвержденного трудового стажа не имел".

Обратите внимание: нельзя выдавать трудовую книжку на руки сотрудникам, даже получив от них расписку. Лучше выдайте работнику заверенную копию. Иначе вам грозит штраф.

Помимо книжек инспекторы проверят журнал их учета. В нем работодатель должен отмечать факт получения (при приеме на работу) и выдачи (при увольнении) трудовых книжек.

Посмотрев трудовые книжки, инспекторы проверят, заполняет ли фирма личные карточки работников. Важно, чтобы эти документы были правильно заполнены и содержали все подписи.

Форма личной карточки (форма N Т-2) утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. N 26.

Трудовой распорядок фирма должна установить в так называемых правилах внутреннего трудового распорядка. Об этом говорится в статье 189 ТК РФ. Инспекторы обязательно проверят наличие этого документа.

В правилах трудового распорядка нужно установить:

порядок приема и увольнения работников (ст. 189 ТК РФ);

основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя (ст. 189 ТК РФ);

режим работы (ст. 91 и 100 ТК РФ);

перерывы для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ);

отпуска (ст. 119 ТК РФ);

дни выдачи заработной платы (не реже чем каждые полмесяца) (ст. 136 ТК РФ);

поощрения за труд, не предусмотренные в Трудовом кодексе РФ (ст. 191 ТК РФ).

Этот перечень не исчерпывающий. Вы можете установить в правилах внутреннего трудового распорядка и другие условия. Главное, чтобы они не ухудшали положение работника по сравнению с Трудовым кодексом РФ и коллективным договором (если он есть).

С правилами внутреннего трудового распорядка фирма обязана ознакомить каждого сотрудника под расписку при приеме на работу или за два месяца до их утверждения. Утверждает правила внутреннего трудового распорядка руководитель фирмы с учетом мнения представительного органа работников (если он есть) (ст. 190 ТК РФ).

Если на фирме предусмотрена своя система надбавок, премирования, выплаты годового вознаграждения, она должна быть прописана во внутреннем документе, утвержденном руководителем, например в правилах трудового распорядка или Положении об оплате труда.

С этим документом фирма обязана ознакомить каждого сотрудника под расписку.

Инспекторы проанализируют, соответствует ли система оплаты труда на предприятии законодательству и не ущемляет ли права отдельных работников.

Чтобы проверить, как фирма выплачивает заработную плату, инспекторы посмотрят платежные ведомости, кассу, чековую книжку.

Платить зарплату нужно не реже двух раз в месяц. Так сказано в статье 136 ТК РФ. Если вам удобнее выдавать зарплату реже, получите от сотрудников заявления с просьбой платить деньги раз в месяц.

Выплачивая зарплату, фирма обязана в письменной форме извещать каждого работника о ее составных частях, основаниях и размерах удержаний, а также общей сумме, подлежащей выплате (ст. 136 ТК РФ).

Форму расчетного листка, выдаваемого работнику, должна разработать сама фирма.

Инспекторы обязательно проверят, выдаются ли работникам расчетные листки и есть ли на предприятии приказ об утверждении формы этого документа.

Чтобы определить сроки расчетов при увольнении или отпуске, трудовики посмотрят соответствующие приказы, лицевой счет, платежные документы.

Если фирма нарушит эти сроки, ей придется выплатить работнику зарплату с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования Центрального банка за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Кроме того, инспекторы могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера по статье 5.27 КоАП РФ на сумму от 500 до 5000 рублей.

Для учета кадров фирма должна составлять штатное расписание. Этот документ входит в число тех, которые проверяют трудовые инспекторы.

Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. N 26 (форма N Т-3).

В этом документе необходимо указать, какие должности предусмотрены в каждом структурном подразделении фирмы, количество штатных единиц, оклад и надбавку по каждой должности, месячный фонд заработной платы.

Штатное расписание на год утверждает руководитель фирмы. Изменения, вносимые в течение года, оформляются приказом.

Если на предприятии работа посменная, нужно составлять график сменности (ст. 103 ТК РФ). При этом учитывать нормальную (без сверхурочных) продолжительность рабочего времени на фирме. В неделю она не может быть больше 40 часов. Для некоторых работников, например несовершеннолетних, эта цифра меньше (подробнее читайте ниже).

Если из-за характера работы недельная норма не может быть соблюдена, допускается учет за более длительный промежуток времени (месяц, квартал и т.д. до года). Но и тогда нужно уложиться в норму рабочего времени из расчета 40 часов в неделю.

Фирма обязана ознакомить сотрудников с графиком сменности не позднее чем за месяц до его утверждения.

Не забывайте: нельзя устанавливать для одних и тех же работников две смены подряд. Так сказано в статье 103 ТК РФ.

Каждая фирма обязана вести учет рабочего времени своих сотрудников. Для этого предусмотрен табель учета рабочего времени. Его форма утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. N 26 (формы N Т-12 и Т-13).

Проверяя табель, инспекторы в первую очередь обращают внимание на учет сверхурочной работы. Если в табеле проставляются цифры не больше "8", а контролеры обнаружили, что сотрудники работали сверхурочно или в выходные дни (например, инспекторы нашли приказ о выходе на работу в выходные), то фирме придется заплатить работникам дополнительные деньги.

Сверхурочная работа (не больше четырех часов два дня подряд и 120 часов в год) оплачивается:

за первые два часа - не менее чем в полуторном размере;

за последующие часы - не менее чем в двойном размере (ст. 152 ТК РФ).

Вместо повышенной оплаты фирма может предоставить работнику (по его желанию) отгулы не менее времени, отработанного сверхурочно.

Выходные и праздники оплачиваются в двойном размере. По желанию работника фирма может предоставить ему для отдыха другой день. Тогда работа в праздничный или выходной день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается. Так сказано в статье 153 ТК РФ.

Обязательно возьмите у работника заявление, что он согласен заменить повышенную оплату отгулами. Иначе вам грозит штраф.

Фирма постоянно привлекала сотрудников к сверхурочной работе, за что платила им премии. Такой вывод трудовой инспектор сделал, изучив табель учета рабочего времени и приказы о премировании. Директор фирмы пояснил, что работа начинается, только когда привозят материалы. А это происходит, как правило, к концу рабочего дня.

Несмотря на то что размер премий значительно превышал предполагаемую сумму оплаты сверхурочных, инспектор оштрафовал директора на 1000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ) и предписал оплатить работникам часы сверхурочной работы.

Помимо сверхурочной работы инспекторы проверят рабочее время несовершеннолетних, женщин со льготами, инвалидов и совместителей.

Взять на работу сотрудников в возрасте от 14 до 16 лет вы вправе только на 24 часа в неделю (и с согласия одного из родителей). При этом если они учатся, то могут трудиться не более 2,5 часа в день, а если не учатся, то не более пяти часов (ст. 92 и 94 ТК РФ).

Несовершеннолетние от 16 до 18 лет могут работать по семь часов в день, а общая продолжительность рабочего времени в неделю не должна превышать 36 часов.

Если вы взяли на работу совместителя, в табеле учета рабочего времени укажите, что он работал не более четырех часов в день и 16 часов в неделю (ст. 98 ТК РФ).

Продолжительность рабочего времени инвалидов I и II групп составляет 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ). Часы ежедневной смены устанавливают врачи. Поэтому требуйте у таких работников медицинское заключение (ст. 94 ТК РФ).

Каждая фирма должна составлять график отпусков, чтобы учитывать очередность ежегодных оплачиваемых отпусков своих сотрудников. Так сказано в статье 123 ТК РФ.

Форма этого документа предусмотрена в постановлении Госкомстата от 6 апреля 2001 г. N 26 (форма N Т-7).

График отпусков утверждает руководитель фирмы (с учетом мнения профсоюза (если он есть)) не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Если в течение года в график нужно внести изменения, руководитель выносит об этом приказ.

Фирма должна ознакомить своих сотрудников с графиком отпусков под расписку после того, как его подпишет руководитель, а также за две недели известить каждого работника о начале отпуска. Это инспекторы обязательно проверят.

Затем они посмотрят, соблюдены ли права некоторых работников, например несовершеннолетних. Им отпуск представляется в любое удобное для них время.

Ни одна проверка не обходится без изучения кадровых приказов. Фирма обязана ознакомить с ними работника под расписку. Если вы этого не сделали, придется платить штраф.

В первую очередь трудовики посмотрят приказы о приеме на работу (форма N Т-1), о переводе (формы N Т-5 и Т-5а), об отпусках (формы N Т-6 и Т-6а), об увольнении (формы N Т-8 и Т-8а), о командировке (формы N Т-9 и Т-9а), о поощрении (формы N Т-11 и Т-11а).

Инспекторы могут посмотреть и другие приказы, которые так или иначе связаны с вопросами проверки. Например, о дисциплинарных взысканиях, о сверхурочных работах, об отстранении от работы, о временном переводе из-за производственной необходимости и т.д.

Имейте в виду: в статье 192 ТК РФ предусмотрены только три дисциплинарных взыскания: замечание, выговор, увольнение. Применять другие (например, понизить в должности) работодатель не вправе.

Кроме того, нельзя за один проступок назначить сразу несколько взысканий (ст. 193 ТК РФ).

Директор фирмы вынес менеджеру Петрову выговор за прогул и уволил по той же причине (подп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ).

Инспектор труда предписал Петрова восстановить, потому что за одно и то же нарушение нельзя применять сразу два взыскания.

Руководитель фирмы был оштрафован на 1000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Если работнику нужны заверенные копии приказов и других документов, связанных с работой (выписка из трудовой книжки, справки о зарплате, о периоде работы на предприятии и т.п.), работодатель обязан выдать их не позднее трех дней после того, как работник написал соответствующее заявление. Так сказано в статье 62 ТК РФ.

Необходимая работодателю информация о работниках может храниться в их личных делах. Инспектор по труду вправе проверить, как они ведутся.

Обязанность кадровой службы вести личные дела предусмотрена только для государственной службы (ст. 8 Федерального закона от 31 июля 1995 г. N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации"). Вы можете разработать свой порядок сбора и хранения информации о сотрудниках. Для этого руководителю нужно утвердить Положение о персональных данных работника. С ним вы обязаны ознакомить каждого сотрудника под расписку.

Вот какие документы может собирать и хранить работодатель:

заявление о приеме на работу;

автобиография;

копия трудовой книжки;

копия дипломов, свидетельств об образовании, документов о присвоении ученого звания, степени;

медицинское заключение (если медосмотр обязателен по закону);

копия приказа о принятии на работу;

личный листок или анкета (Ф.И.О., год рождения, пол, образование, семейное положение, дети, близкие родственники, паспортные данные, ИНН, номер страхового свидетельства пенсионного страхования);

копия паспорта;

копии приказов, связанных с трудовой деятельностью работника (о переводах, командировках, повышении, премировании, дисциплинарном взыскании и т.д.);

другие документы, касающиеся работника (должностная инструкция, копия трудового договора, документы по аттестации, о повышении квалификации, копии свидетельств о браке, о разводе, о рождении детей и т.д.).

Сотрудник вправе в любое время посмотреть свое личное дело, делать копии хранящихся в нем документов (ст. 89 ТК РФ).

Работодатель обязан соблюдать режим секретности, то есть не сообщать данные о работнике третьим лицам без его согласия (ст. 88 ТК РФ). Доступ к таким данным разрешен только специально уполномоченным лицам (например, работникам милиции, прокуратуры) и только в том объеме, который необходим для выполнения их функций.

Работодатель обязан обеспечить на предприятии безопасные условия и охрану труда. Так сказано в статье 212 ТК РФ.

В первую очередь инспекторы проверят, ознакомлены ли сотрудники с правилами техники безопасности. Это нужно сделать, как только с работником заключен трудовой договор. Факт инструктажа необходимо зафиксировать письменно. Лучше всего завести журнал инструктажа по охране труда.

Если вы допустили к работе сотрудника, который не прошел инструктаж по охране труда или обязательное медобследование, вам грозит штраф.

На производственном предприятии с численностью более 100 человек нужно создать службу охраны труда или ввести должность специалиста по охране труда (ст. 217 ТК РФ). Назначенный на эту должность сотрудник должен пройти специальную подготовку.

Если вы не хотите самостоятельно создавать такую службу, можете заключить договор с фирмой, оказывающей услуги в области охраны труда. Так сказано в статье 217 ТК РФ.

С чего начинается проверка

Документы, которые должны предъявить инспекторы

Перед началом проверки инспектор обязан предъявить руководителю фирмы (его заместителю) или предпринимателю служебное удостоверение и распоряжение (приказ, предписание) о проведении проверки.

Форма этого документа не утверждена, поэтому в каждом регионе существует свой образец.

Распоряжение подписывает руководитель трудовой инспекции вашего региона или его заместитель. Распоряжение должно быть заверено печатью.

В нем указываются вид проверки (плановая или внеплановая), причины внеплановой проверки (чаще всего жалоба работника), сроки проверки, предмет проверки, Ф.И.О. инспектора.

Распоряжение должно быть выписано конкретно на вашу фирму или на вас как предпринимателя.

Вот пример распоряжения, с которым приходят московские инспекторы:

Федеральная инспекция труда

Министерства труда и социального развития Российской Федерации

Государственная инспекция труда в г.Москве Распоряжение N 5-187/3

В соответствии со статьей 7 Федеральногозаконаот08.08.2001г. N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)", ТК РФ и Положением о Федеральной инспекции трудапоручаю(гл.)государственному инспектору труда А.Г. Фоминой проведение плановых (внеплановых) мероприятий по надзоруиконтролюза соблюдением трудового законодательства(включая законодательство об охране труда) Российской Федерации в ООО "Пассив" с 4 апреля 2003 г.

Одновременно разъясняю, что всоответствии со статьями19.4-19.7 КоАП РФ неповиновение законному распоряжению должностного лица, осуществляющего государственный надзор и контроль, воспрепятствование ему в исполнении служебных обязанностей, непредставление необходимых сведений и невыполнение в срок законного предписания влечет наложение штрафа.

Руководитель государственной инспекции
труда - главный государственный
инспектор труда в г.Москве Федоров Н.И.

На что обратить внимание в первую очередь

Проводить любую проверку (плановую, внеплановую, повторную и т.д.) инспекторы могут, только если имеют при себе удостоверения и распоряжение (приказ, предписание), подписанное руководителем региональной инспекции труда.

Если эти документы вам не предъявили, можете инспекторам отказать.

Трудовой инспектор пришел на фирму с внеплановой проверкой. При этом распоряжение он не предъявил, мотивируя тем, что просто хочет посмотреть, как исполнено предписание. Руководитель фирмы не пустил контролера в офис.

Инспектор обвинил руководителя в том, что он препятствует проверке, и попытался через суд оштрафовать его по части 1 статьи 19.4 КоАП РФ. Однако суд признал, что руководитель действовал законно.

Как правило, проверку проводит один инспектор. Но если к вам пришли несколько человек, посмотрите, указаны ли они в распоряжении. Проводить проверку вправе только тот чиновник, фамилия которого есть в предъявленном документе.

Сделайте копию распоряжения или хотя бы перепишите данные инспекторов.

Обратите внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки - начисление и выдача заработной платы, то проверять вопросы, связанные с увольнением работников, контролеры не вправе. Так сказано в Федеральном законе от 8 августа 2001 г. N 134-ФЗ (ст. 8).

Распоряжение, в котором не указан предмет (вопросы) проверки, незаконно.

Если с предъявленными документами все в порядке, но вы не пустили инспектора на свою территорию, он может составить протокол об этом нарушении и направить его районному или мировому судье.

Судья вправе оштрафовать:

предпринимателя или руководителя фирмы - на сумму от 1000 до 2000 рублей;

других сотрудников - на сумму от 500 до 1000 рублей (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).

Подобные меры трудовики применяют крайне редко. Если дело совсем уж плохо, обращаются за помощью в милицию (чаще всего к участковому).

Процедура проверки

Истребование документов

Получение объяснений

В ходе проверки инспекторы вправе:

беспрепятственно входить в любые служебные помещения фирмы или предпринимателя (но только в свое рабочее время);

истребовать документы;

получать объяснения.

Об этом сказано в статье 357 Трудового кодекса РФ, Федеральном законе от 8 августа 2001 г. N 134-ФЗ и Кодексе РФ об административных правонарушениях.

Истребование документов

Перед тем как посетить фирму, инспекторы, как правило, направляют на предприятие почтой или по факсу запрос, в котором указывают, когда и где состоится проверка и какие документы им понадобятся.

Если фирма такой запрос не получила, инспектор составит его на месте за своей подписью и укажет время, когда нужно подготовить документы (по своему усмотрению).

За отказ представить документы установлен штраф: для фирм - в размере от 3000 до 5000 рублей; для предпринимателей и должностных лиц фирмы - от 300 до 500 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ).

Если вы вовремя представите необходимые документы, инспектор может к вам в офис и не прийти.

Документы нужно представлять в виде копий. Заверять их необязательно. Оригиналы инспекторы истребовать не вправе. Это запрещает Федеральный закон от 8 августа 2001 г. N 134-ФЗ (ст. 8).

Если по полученным документам у инспектора возникнут вопросы, он может потребовать, чтобы вы составили справку, письмо и т.п., содержащие сводную информацию, или пояснили неясные моменты устно. За отказ установлен такой же штраф, как и за непредставление документов.

Получение объяснений

Обнаружив нарушение (составляя протокол о нем), трудовой инспектор вправе потребовать от работодателя (руководителя, его замов), главного бухгалтера или начальника отдела кадров объяснений.

Вы можете от объяснений отказаться. Такое право предоставлено вам Конституцией РФ (ст. 51).

Однако если нарушение очевидно (например, вы не заключили с работниками трудовые договоры), то отрицать его или отказываться от объяснений не стоит. Лучше заверьте инспектора в том, что нарушение будет исправлено, и обратите его внимание на малозначительность нарушения или смягчающие обстоятельства. Это позволит избежать штрафа или снизить его. Подробнее читайте следующий подраздел.

Имейте в виду: необязательно давать объяснения, как только инспектор их потребовал. Вы можете сказать, что из-за стрессовой ситуации вы не готовы, и попросить время на обдумывание. Отсрочка позволит вам подготовиться.

Письменные объяснения лучше изложить собственноручно и отдать их инспектору до рассмотрения вашего дела. Однако имейте в виду: иногда трудовые инспекторы решают вопрос о штрафе непосредственно в день составления протокола. Но вы всегда можете попросить провести заседание в удобный для вас день. При этом нужно учитывать, что рассмотрение должно быть назначено не позднее 15 дней с момента составления протокола.

Не забывайте, что, как только инспекторы выписали на вас протокол о нарушении, вы можете пригласить защитника. С этого момента опрашивать вас трудовики могут только в его присутствии. В качестве защитника может выступать адвокат или другой юрист, которому вы выдали доверенность (ст. 25.5 КоАП РФ).

Как оформляются результаты проверки

Акт проверки

Предписания инспекторов

О том, как трудовые инспекторы должны оформить результаты проверки, рассказано в Федеральном законе от 8 августа 2001 г. N 134-ФЗ и Кодексе РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Акт проверки

После проверки инспекторы должны составить акт и сделать запись в журнале учета мероприятий по контролю.

Журнал учета оформляет сама фирма или предприниматель. О том, как это сделать, читайте раздел "Торговая инспекция" подраздел "Как оформляются результаты проверок" ситуацию "Журнал учета мероприятий по контролю".

В акте инспекторы указывают, что проверяли и какие нарушения обнаружили. Акт составляется и в том случае, если нарушений найти не удалось.

Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у инспектора, а другой вручается представителю фирмы под расписку.

Ваша подпись на акте проверки не означает, что вы согласны с тем, что в нем написано. Она лишь подтверждает, что вы ознакомились с содержанием акта и получили один экземпляр.

Перед составлением акта инспектор, по вашему желанию, может провести совещание, на котором проанализирует итоги проверки и ответит на все ваши вопросы. Об этом мероприятии в акте делается отметка.

Протокол об административном нарушении

Если инспектор обнаружит нарушение трудового законодательства, он обязан составить протокол. Без этого документа назначить штраф нельзя.

Протокол инспектор должен вручить нарушителю в течение суток (максимум двух) с даты составления акта (то есть обнаружения нарушения). Протокол, составленный позже, недействителен.

Подписывая протокол, отразите в нем все свои замечания (если они есть).

Постановление о назначении наказания

Постановление выносит тот же инспектор, который проводил проверку и составил протокол об административном правонарушении.

Инспектор может:

• назначить наказание;
• прекратить производство по делу.

О времени и месте рассмотрения вас должны известить заранее. Если вы не придете, постановление будет принято без вас.

По общему правилу заседание назначается не позднее 15 дней после составления протокола. Иногда инспектор составляет протокол и решает вопрос о штрафе в один день.

Копию постановления вам могут выдать сразу после заседания или выслать по почте в течение трех дней.

Если решение инспектора вас не устраивает, вы можете в течение десяти дней обжаловать его вышестоящему инспектору или в суд.

Если же с решением вы согласны, перечислите сумму штрафа не позднее 30 дней после того, как срок на обжалование истек.

Имейте в виду: если вы не заплатите штраф добровольно, инспектор направит постановление:

в банк (если оштрафована фирма), чтобы взыскать штраф из денежных средств на счетах;

в фирму, где работает нарушитель (если оштрафован гражданин), чтобы удержать штраф из заработной платы или других доходов. При каждой выплате зарплаты нельзя удержать более 50% (ст. 138 Трудового кодекса РФ).

Если гражданин не работает или на счетах фирмы нет денег, постановление направляется приставу-исполнителю, чтобы тот взыскал штраф за счет имущества нарушителя. Подробнее об этом читайте раздел "Судебные приставы".

Предписания инспекторов

Чтобы устранить выявленные в ходе проверки нарушения, инспектор выносит на имя директора фирмы предписание, в котором указывает, что и в какие сроки нужно сделать.

Вы должны сообщить инспектору об исполнении предписания в сроки и способом (по телефону, приехав лично), установленные инспектором.

Получив сообщение, инспектор решает, проводить ему повторную проверку или нет.

Если вы не выполнили предписание в установленный в нем срок, инспектор составит протокол об этом нарушении и отправит его в суд (мировому судье).

Судья может оштрафовать нарушителя на сумму от 500 до 1000 рублей (ч. 1 ст. 19.5 КоАП РФ).

Самое страшное, что может сделать инспектор, - это приостановить работу фирмы до устранения нарушений, которые создают угрозу жизни и здоровью работников. Так сказано в статье 357 Трудового кодекса РФ.

Если вы с таким решением не согласны, вы можете обратиться в суд. Если судья встанет на вашу сторону, требуйте от инспекции возмещения причиненных вам убытков.

• Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

1 -1

Для проведения аудита кадрового делопроизводства и приведения документов в надлежащее состояние перед приходом ГИТ, необходимо подготовить информацию о виде деятельности организации, штатной численности сотрудников, период за который необходимо восстановить документы или провести проверку с выдачей рекомендаций.
В ниже приведённых статьях мы подробно осветим требования инспекции по труду.

ИНСТРУКЦИЯ по кадровому делопроизводству

Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной инструкцией. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на руководителя отдела кадров.

Перед проверкой кадрового делопроизводства инспекцией по труду необходимо проверить:

1. Прием новых работников;
2. Перевод внутри Организации;
3. Увольнение сотрудников;
4. Предоставление отпусков;
5. Организация работы с трудовыми книжками;
6. Поощрения и дисциплинарные взыскания;
7. Выдача справок и копий документов работникам;
8. Использование и хранение персональных данных работников;
9. Порядок передачи документов на архивное хранение;
10. Наличие специальной оценки условий труда рабочих мест.

1. Прием новых работников

Аудит кадрового делопроизводства осуществляет проверку соблюдения правил оформления сотрудников.

При приеме на работу гражданин должен предъявить, а сотрудник отдела кадров обязан затребовать от него следующие документы:

Для лиц, поступающих впервые на работу, отдел кадров оформляет трудовую книжку, а бухгалтерия – свидетельство государственного пенсионного страхования.

Если у кандидата отсутствует трудовая книжка (утрата, порча или иная причина), то по письменному заявлению этого лица сотрудник отдела кадров оформляет ему новую трудовую книжку.

Сотрудник отдела кадров, отвечающий за оформление документов при приеме на работу, обязан:

• проверить наличие всех необходимых документов для заключения трудового договора;
• ознакомить кандидата под подпись с действующими в Организации локальными нормативными актами до подписания трудового договора, в том числе с должностной инструкцией;
• подготовить проект трудового договора в двух экземплярах по утвержденному в Организации шаблону;
• подготовить проект приказа о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1 (Т-1а);
• передать трудовой договор и приказ о приеме на подпись генеральному директору или уполномоченному им лицу.

После того как документы будут оформлены со стороны Организации, сотрудник отдела кадров обязан:

1. подписать трудовой договор у лица, принимаемого на работу;
2. выдать сотруднику один экземпляр трудового договора. Работник подтверждает получение экземпляра трудового договора, поставив подпись на экземпляре договора организации;
3. ознакомить работника под подпись с приказом о приеме на работу (в трехдневный срок со дня фактического начала работы);
4. заполнить личную карточку по унифицированной форме № Т-2 и ознакомить со всеми записями под подпись;
5. заполнить трудовую книжку сотрудника, проработавшего в Организации свыше пяти дней;
6. зарегистрировать трудовую книжку работника в книге учета хранения трудовых книжек и вкладышей в них.

Личные карточки располагаются в алфавитном порядке.

2. Перевод работников внутри Организации

Переводы сотрудников Организации допускаются только с их письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При переводе работника сотрудник отдела кадров обязан:

1. получить согласие сотрудника о переводе, оформив уведомление о переводе (при переводе по инициативе работодателя);
2. принять заявление о переводе, подписанное руководителем структурного подразделения, откуда переводится, руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, и генеральным директором или уполномоченным им лицом (при переводе по инициативе работника);
3. составить проект дополнительного соглашения к трудовому договору в двух экземплярах;
4. составить проект приказа о переводе по унифицированной форме № Т-5 (Т-5а );
5. передать на подпись проекты дополнительного соглашения и приказа генеральному директору или уполномоченному им лицу;
6. подписать дополнительное соглашение у работника и отдать ему один экземпляр соглашения. Проверить, чтобы работник при получении экземпляра дополнительного соглашения поставил свою подпись на экземпляре соглашения Организации;
7. ознакомить работника с приказом о переводе под подпись.

Если перевод является постоянным, то сотрудник отдела кадров обязан:

• внести запись о переводе в трудовую книжку работника и в личную карточку (форма № Т-2 ) (не позднее недельного срока);
• ознакомить с этой записью работника под подпись в личной карточке.

3. Увольнение работников

Аудит кадрового делопроизводства проверяет соответствие соблюдения требования Трудового законодательства об увольнении по основаниям, предусмотренным Трудовым законодательством. Соблюдение установленных сроков письменного предупреждения о предстоящем увольнении. Течение срока предупреждения об увольнении начинается на следующий день после уведомления.

Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, на имя генерального директора, в тексте излагается просьба об увольнении, причина и дата увольнения. В документе должна содержаться дата подачи заявления.

При получении заявления об увольнении, сотрудник отдела кадров обязан проверить правильность составленного заявления об увольнении (реквизиты, даты увольнения и написания заявления), наличие необходимых подписей на заявлении.

Увольнение работника (прекращение трудового договора) документируют унифицированной формой № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником».

В тексте приказа об увольнении указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

При увольнении работника по любому из оснований увольнения сотрудник отдела кадров обязан:

1. составить проект приказа об увольнении по форме № Т-8;
2. передать проект приказа на подпись генеральному директору или уполномоченному им лицу;
3. ознакомить работника с приказом под подпись;
4. по заявлению работника выдать заверенные копии документов, связанных с его работой.

В последний рабочий день работника:

1. внести запись об увольнении в трудовую книжку работника и личную карточку по форме №Т-2 и ознакомить с ними сотрудника под подпись;
2. выдать работнику его трудовую книжку. Работник подтверждает получение трудовой книжки, поставив подпись в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В случае если в день увольнения выдать трудовую книжку сотруднику невозможно в связи с его отсутствием, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, сотрудник отдела кадров в адрес (или адреса) увольняемого сотрудника направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на пересылку ее по почте. Со дня направления уведомления представитель нанимателя (работодатель) освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

4. Предоставление отпусков работникам

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется согласно графику отпусков, утвержденному в Организации. График отпусков на следующий год составляется отделом кадров в первую неделю декабря текущего года с учетом мнения работников по унифицированной и утверждается не позднее чем за 14 календарных дней до начала нового года. Сотрудник отдела кадров обязан ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков под подпись.

Сотрудник отдела кадров не позднее чем за две недели до наступления отпуска уведомляет работника под подпись о предстоящем отпуске.

По согласованию с работодателем работник может перенести даты отпуска. Для этого он пишет соответствующее заявление, которое подписывает непосредственный руководитель работника и генеральный директор или уполномоченное им лицо. При предоставлении такого заявления в отдел кадров сотрудник отдела кадров обязан проверить заявление на наличие информации для составления приказа.

При оформлении отпуска без сохранения заработной платы работник пишет заявление, которое подписывает непосредственный руководитель и генеральный директор или уполномоченное им лицо.

При предоставлении отпуска работнику сотрудник отдела кадров обязан:

• оформить приказ о предоставлении отпуска по унифицированной (Т-6а);
• ознакомить с приказом об отпуске под подпись;
• внести сведения об отпуске в личную карточку работника.

5. Организация работы с трудовыми книжками

Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Правила утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В его обязанности входит:

• вносить в трудовые книжки записи в установленные законодательством сроки;
• вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• регистрировать (с указанием серии и номера) в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним все трудовые книжки работников Организации, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, оформленные на работников, поступивших на работу впервые;
• контроль за подписанием трудовых книжек при увольнении работника и получении трудовой книжки на руки.

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 42 "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей".

Проверка заполнения трудовых книжек

6. Поощрения и дисциплинарные взыскания

Поощрения за успехи в работе и ответственность за дисциплинарные проступки
определены Правилами трудового распорядка.

Выплата заработной платы производится Работодателем не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника Организации оформляется унифицированной формой № Т-11. Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой и др.). За особые трудовые заслуги перед Обществом и государством работники Организации могут быть представлены к государственным наградам.

Основанием для издания подобных приказов служит докладная записка. Сотрудник отдела кадров на основании записки и резолюции генерального директора готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).

Подлинник приказа о поощрении остается на хранении в отделе кадров. На его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, личную карточку по форме № Т-2 работника.

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:
– замечание;
– выговор;
– увольнение по соответствующим основаниям.

До применения взыскания от работника должно быть затребовано объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего – нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная
записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения Организации на основании объяснительной записки работника. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки генеральному директору или уполномоченному им лицу для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансовой и хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения.

За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется:

• на бланке приказа по личному составу, если взысканием является замечание или выговор;
• на бланке приказа по форме № Т-8, если взысканием является увольнение по соответствующим основаниям.

Приказ оформляется на основании докладной записки, объяснительной работника и резолюции генерального директора или уполномоченного им лица.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется работнику, подвергнутому взысканию, под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.

Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров.

7. Выдача справок и копий документов работникам

Сотрудник отдела кадров, ответственный за кадровый учет, в течение трех дней после подачи заявления работником о выдаче документов, связанных с его трудовой деятельностью, должен предоставить работнику:

• справку с места работы (по просьбе работника в справке указываются сведения о заработной плате и другие необходимые сведения);
• заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее;
• заверенную копию приказов, касающихся трудовой деятельности работника (о приеме, переводе, увольнении, отпуске);
• выписку из приказа и т. д.

Справка и выписка оформляются на бланке организации. Подписываются генеральным директором или иным уполномоченным лицом.

Копии документов заверяются путем проставления на каждом листе надписи «Верно» и следующих реквизитов:

• должность лица, заверившего копию;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• дата заверения;
• печать отдела кадров.

Копия трудовой книжки заверяется сотрудником отдела кадров. Чтобы подтвердить факт работы работника в Организации, на копии трудовой книжки после конечной записи сотрудник отдела кадров указывает: «Работает по настоящее время». После этой записи копия трудовой книжки заверяется в общем порядке согласно п. 7.3 Инструкции.

8. Использование и хранение персональных данных работников

Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

При обработке персональных данных работника Организации, то есть получении, хранении, передаче или любом другом использовании персональных данных, сотрудники отдела кадров обязаны соблюдать требования, установленные трудовым законодательством и Положением о работе с персональными данными сотрудников.

Подробнее о проверке хранения данных

Личные карточки работников, приказы по личному составу, справки, отражающие социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом, другие документы, содержащие персональные данные работников и информацию, касающуюся непосредственно работника, хранятся в специально отведенных запираемых шкафах.

Трудовые книжки хранятся в несгораемых сейфах.

9. Порядок передачи документов на архивное хранение

Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется Инструкцией по делопроизводству
Организации.

Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется путем проведения экспертизы ценности документов.

Работу по Организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия Организации.

10. Наличие специальной оценки условий труда рабочих мест.

Специальной оценки условий труда рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие места. На каждое рабочее место должна быть составлена карта специальной оценки условий труда рабочего места по условиям труда. www.ceut.ru

Работодатель, основываясь на результатах оценки, может привести рабочие места в соответствии с требованиями ГОСТ и др. законодательных актов, с целью освобождения себя от уплаты дополнительных взносов в ПФ.

Результаты исследований могут использоваться в целях предоставления работникам гарантий и компенсаций, повышения уровня защиты прав работников, обеспечения их средствами СИЗ, СКЗ, МО, оценкой рисков на рабочих местах.
Специальную оценку условий труда необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по специальной оценке условий труда рабочих мест хранятся в организации 45 лет.

Приложение №1. Кадровые документы, ведение которых обязательно:

• Трудовые книжки;
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• Трудовые договоры;
• Должностные инструкции;
• Штатное расписание;
• Приказы по основной деятельности;
• Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение);
• Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске;
• Заявления сотрудников о предоставлении отпусков без сохранения з/п и приказы о предоставлении таких отпусков;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положение об оплате труда;
• Положение о премировании;
• Положение о персональных данных сотрудников;
• График отпусков;
• График сменности;
• Приказы по отпускам;
• Личные карточки работников Т-2;
• Табель учета рабочего времени;
• Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год);
• Договоры о полной материальной ответственности (в случае упоминания ответственности в должностной инструкции);
• Документы по охране труда, включая сведения о прохождении медицинских осмотров;
• Журнал учета проверок.

Проверку правильности ведения кадровых документов осуществляет государственная инспекция по труду. Настоящая инструкция "Как подготовиться к приходу инспекции по труду" - разработана аудитором Образовательного центра охраны труда, на основании требований ГИТ.
Обратите внимание на наличие документов по охране труда и документов о обучении.